Dienstag läuft das Geschäft noch wie gewohnt. Mittwoch steht plötzlich ein langjähriger Geschäftspartner auf einer Sanktionsliste. Unternehmen sollten die Sanktionslistenprüfung nicht auf die leichte Schulter nehmen. Sanktionen verändern sich laufend und können Kund:innen, Lieferanten oder andere Geschäftspartner:innen betreffen. Fehlen klare Prüfprozesse und eine nachvollziehbare Dokumentation, kann aus einer vermeintlichen Formalität schnell ein ernstes Compliance-Problem werden.
Sanktionslistenprüfung klingt zunächst nach einem Thema für internationale Konzerne, Banken oder große Exportunternehmen. Doch auch mittelständische Unternehmen können mit Finanz- und Wirtschaftssanktionen in Berührung kommen. Wichtig ist dabei, mit welchen Kund:innen, Lieferanten und Geschäftspartner:innen ein Unternehmen zusammenarbeitet und welche Personen oder Organisationen dahinterstehen. Im Tagesgeschäft kann das Thema schnell vergessen werden: Neue Geschäftspartner:innen werden angelegt, Bestellungen ausgelöst, Rechnungen bezahlt und bestehende Geschäftsbeziehungen über Jahre fortgeführt. Auch werden Sanktionen laufend angepasst. Damit stellt sich für Unternehmen eine wichtige Frage: Wie lässt sich sicherstellen, dass aktuelle Vorgaben zuverlässig berücksichtigt werden?
Kostenloses Whitepaper: Risiken bei der Sanktionslistenprüfung erkennen
Was müssen Unternehmen bei der Sanktionslistenprüfung beachten? Welche Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung? Wo können im Unternehmensalltag Risiken entstehen und wie lassen sich Prüfprozesse effizient organisieren?
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Was steckt hinter einer Sanktionslistenprüfung?
Sanktionen können sich gegen Staaten, gegen einzelne Personen, Unternehmen oder Organisationen richten. Die Deutsche Bundesbank führt beispielsweise eine Übersicht zahlreicher aktueller Sanktionsregime und verweist auf die konsolidierte Sanktionsliste der Europäischen Union. Vor einer geschäftlichen Transaktion kann also relevant sein, wer der tatsächliche Geschäftspartner ist und ob dieser von einer geltenden Sanktionsregelung betroffen ist. Je nach konkreter Regelung kann etwa die Bereitstellung von Geldern oder wirtschaftlichen Ressourcen untersagt sein.
Damit wird die Sanktionslistenprüfung zu einer Aufgabe, die weit über klassische Exportkontrolle hinausgehen kann. Auch ein deutsches Unternehmen mit überwiegend nationalen Geschäftsbeziehungen sollte sich mit der Frage beschäftigen, welche Vorgaben für seine Geschäftstätigkeit relevant sind.
Verstöße gegen Finanzsanktionsrechtsakte können nach Angaben der Deutschen Bundesbank gemäß den §§ 18 und 19 Außenwirtschaftsgesetz als Straftat oder Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Eine Prüfung bei Geschäftsbeginn reicht möglicherweise nicht aus
Viele Unternehmen integrieren eine Prüfung bereits in das Onboarding neuer Kund:innen oder Lieferanten. Das ist ein sinnvoller Ausgangspunkt. Allerdings bleiben Geschäftspartner über Jahre hinweg im System, während sich politische Situationen und Sanktionsregelungen verändern können.
Ein Unternehmen, das bei der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung überprüft wurde, kann zu einem späteren Zeitpunkt von Sanktionen betroffen sein. Deshalb sollten Unternehmen überlegen, wie sie Veränderungen während einer bestehenden Geschäftsbeziehung erkennen können. Hier zeigt sich eine der praktischen Schwierigkeiten der Sanktionslistenprüfung: Es reicht organisatorisch kaum aus, das Thema einmal einzurichten und anschließend aus dem Blick zu verlieren. Unternehmen brauchen einen Prozess, der zu ihrem Geschäftsmodell, ihrem Risikoprofil und ihren relevanten Geschäftsvorgängen passt.
Wie häufig Prüfungen sinnvoll oder erforderlich sind, lässt sich dabei nicht pauschal für jedes Unternehmen festlegen. Die konkreten Anforderungen ergeben sich aus den jeweils einschlägigen Sanktionsregelungen und der individuellen Situation des Unternehmens.
Sanktionslistenprüfung wird schnell zur Organisationsfrage
Die technische Abfrage eines Namens ist meist der einfachste Teil. Schwieriger wird die Frage, wie die Prüfung dauerhaft in Unternehmensprozesse integriert wird.
Wer übernimmt die Kontrolle? Welche Geschäftspartner:innen werden berücksichtigt? Was geschieht bei einem möglichen Treffer? Wie wird dokumentiert, dass eine Prüfung stattgefunden hat? Und wer stellt sicher, dass die vorgesehenen Abläufe tatsächlich eingehalten werden?
Spätestens hier wird aus einem Compliance-Thema eine organisatorische Aufgabe für die Unternehmensleitung.
§ 130 OWiG zeigt, warum funktionierende Aufsichts- und Organisationsmaßnahmen für Unternehmen relevant sind. Die Vorschrift betrifft Fälle, in denen erforderliche Aufsichtsmaßnahmen unterlassen werden und dadurch Pflichtverletzungen ermöglicht oder wesentlich erleichtert werden. Zur Aufsicht gehören nach dem Gesetz unter anderem die sorgfältige Auswahl und Überwachung verantwortlicher Personen. Deswegen sollten Zuständigkeiten eindeutig geregelt und Abläufe nachvollziehbar organisiert sein. Welche Maßnahmen im Einzelfall erforderlich sind, sollte bei rechtlichen Zweifelsfragen fachkundig geprüft werden.
Wenn Excel und Einzelabfragen an ihre Grenzen kommen
In kleineren Unternehmen beginnt die Sanktionslistenprüfung häufig pragmatisch. Eine Person prüft Namen über eine verfügbare Datenbank oder Website und hält das Ergebnis intern fest. Bei wenigen Geschäftspartner:innen mag das zunächst handhabbar erscheinen.
Mit wachsendem Kunden- und Lieferantenstamm steigt der Aufwand jedoch schnell. Hinzu kommen neue Geschäftspartner:innen, Änderungen bestehender Stammdaten und Aktualisierungen der zugrunde liegenden Listen.
Manuelle Prozesse bergen dabei vor allem ein organisatorisches Risiko. Prüfungen können vergessen werden, Zuständigkeiten wechseln oder Ergebnisse liegen an unterschiedlichen Stellen. Jahre später lässt sich womöglich nur schwer nachvollziehen, was zu welchem Zeitpunkt geprüft wurde.
Deshalb spielt die Dokumentation eine wichtige Rolle. Unternehmen sollten ihre Prozesse so gestalten, dass relevante Prüfungen nachvollzogen werden können. Das erleichtert interne Kontrollen und kann auch bei Rückfragen von Banken, Wirtschaftsprüfer:innen oder Behörden hilfreich sein.
Automatisierung kann den Prüfprozess vereinfachen
Bei größeren Datenbeständen liegt es nahe, Teile der Sanktionslistenprüfung technisch abzubilden. Moderne Compliance-Lösungen können Daten aus bestehenden Unternehmenssystemen übernehmen und Geschäftspartner:innen automatisiert mit relevanten Listen abgleichen.
Dadurch lässt sich die Prüfung beispielsweise mit ERP-, CRM– oder Buchhaltungssystemen verbinden. Ändert sich eine Sanktionsliste oder kommt ein neuer Geschäftspartner hinzu, kann der Abgleich systemgestützt erfolgen. Treffer oder mögliche Übereinstimmungen werden anschließend zur weiteren Prüfung angezeigt.
Auch die Dokumentation kann automatisiert werden. Zeitpunkt, Prüfergebnis und Bearbeitung lassen sich zentral erfassen. Das reduziert manuelle Arbeit und schafft mehr Transparenz im Prozess.
Wie eine solche Lösung konkret aussehen kann und welche Funktionen bei der Auswahl relevant sind, zeigt das kostenlose Whitepaper zur Sanktionslistenprüfung ausführlicher. Dort werden auch typische Risikosituationen aus dem Unternehmensalltag betrachtet und Möglichkeiten für automatisierte Prüfprozesse vorgestellt.
Sanktionslistenprüfung sollte ein fester Unternehmensprozess sein
Für viele Unternehmen dürfte die größte Herausforderung darin liegen, aus einer punktuellen Kontrolle einen verlässlichen Prozess zu machen. Verantwortlichkeiten, Aktualität und Dokumentation spielen dabei eine zentrale Rolle. Wer sich erstmals mit dem Thema beschäftigt, sollte zunächst prüfen, welche Sanktionsregelungen für das eigene Unternehmen relevant sein können und wie Geschäftspartner:innen aktuell kontrolliert werden. Anschließend lässt sich beurteilen, ob bestehende Abläufe ausreichen oder eine technische Unterstützung sinnvoll ist.
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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.
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