Digital Asset Management (DAM) Systeme sind essenzielle Werkzeuge für Unternehmen, die ihre digitalen Inhalte effizient verwalten möchten. Sie bieten eine Vielzahl an Funktionen, die den gesamten Lebenszyklus von digitalen Assets abdecken – von der Erstellung über die Verwaltung bis hin zur Verteilung und Analyse. Bei der Auswahl eines passenden Systems sollte man also wissen, welche Basisfunktionen ein DAM-System unbedingt haben sollte und welche eher als zusätzliche Goodies zählen. Im Beitrag gehen wir auf die wichtigsten Basisfunktionen von DAM-Systemen ein.
In unserem Marktüberblick zu Digital Asset Management Systemen haben wir Branchenspezialisierung, die Sprachen, rechtlichen Kriterien und zusätzlichen Services behandelt und betrachtet. Diese Aspekte gilt es bei der Auswahl einer passenden DAM-Lösung zu beachten. Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, welche Funktionen besonders wichtig sind, um Prozesse flüssig und effizient zu gestalten. Bevor es jedoch ans Feintuning geht, sollte im Auswahlprozess überprüft werden, welche Basisfunktionen die Lösungen anbieten. Denn ohne Services wie den Im- und Export oder die Klassifizierung von Assets wird die neue DAM-Software in der Unternehmenspraxis schnell an ihre Grenzen stoßen.
Basisfunktionen von DAM-Systemen – Jetzt Übersicht herunterladen
Wie man auf dem Weg zur Entscheidung für eine passende Lösung am besten vorgeht, haben wir in einem allgemeinen Beitrag zur Software-Auswahl anschaulich erklärt.
DAM-Systeme: Grundlegende Funktionen und Fragen bei der Auswahl
1. SaaS-Lösung oder On-Premise
Eine SaaS-basierte DAM-Lösung bietet den Vorteil, dass sie in der Regel von verschiedenen Standorten aus zugänglich ist und keine lokale Installation erfordert. Betrieb, technische Updates und Wartung der Infrastruktur übernimmt üblicherweise der Anbieter. Die interne Administration von Nutzer:innen, Berechtigungen, Schnittstellen, Workflows und Metadaten bleibt jedoch Aufgabe des Unternehmens.
Diese Cloud-basierte Lösung ermöglicht es Teams, standortunabhängig zusammenzuarbeiten, was besonders in Zeiten von Remote-Arbeit von Vorteil ist. Hier ist es allerdings besonders wichtig, auf den Datenschutz sowie eine zuverlässige Absicherung vor Cyber-Risiken zu achten. Denn der Verlust von Unternehmensdaten durch einen Cyber-Angriff kann große finanzielle Einbußen und Reputationsschäden nach sich ziehen.
Alternativ kann ein DAM-System auch auf eigenen Servern betrieben werden. Dies bietet Unternehmen mehr Kontrolle über die technische Infrastruktur, die Datenhaltung und die Umsetzung eigener Sicherheitsrichtlinien, was besonders bei strengen internen Anforderungen relevant sein kann. Ein On-Premises-Betrieb kann auch die Integration mit bestehenden IT-Infrastrukturen erleichtern.
Auch bei einem On-Premises-System ist eine standortunabhängige Zusammenarbeit möglich. Voraussetzung sind entsprechend abgesicherte Zugänge, geeignete Netzwerkstrukturen und ein durchdachtes Identitäts- und Berechtigungsmanagement. Welche Betriebsform sinnvoll ist, sollten Fachabteilung, IT, Informationssicherheit, Datenschutz und Einkauf anhand der jeweiligen Vorgaben und Prozesse gemeinsam prüfen.
2. Nutzer-Berechtigungssystem
Ein umfassendes Nutzer-Berechtigungssystem ist entscheidend für den sicheren und effizienten Betrieb eines DAM-Systems. Administrator:innen können detaillierte Zugriffsrechte festlegen, sodass nur autorisierte Personen bestimmte Assets sehen, bearbeiten oder freigeben können. Dies schützt sensible Informationen und gewährleistet, dass nur qualifizierte Nutzer:innen Zugriff auf kritische Inhalte haben.
3. Import-Funktionalität und Export-Funktionalität
DAM-Systeme bieten vielfältige Möglichkeiten, digitale Assets in das System zu importieren. Dies kann über Drag-and-Drop, Batch-Uploads oder API-Integrationen mit anderen Systemen erfolgen. Diese Flexibilität erleichtert es, bestehende Inhalte in das DAM-System zu migrieren und neue Inhalte schnell verfügbar zu machen.
Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, Assets in verschiedenen Formaten und Auflösungen zu exportieren. Dies ermöglicht es, Inhalte schnell für verschiedene Anwendungen und Plattformen bereitzustellen, z.B. für Web, Print oder Social Media. Automatisierte Export-Workflows können zudem die Effizienz steigern.
4. Klassifizierung von Assets
Die Klassifizierung von Assets ist ein zentraler Bestandteil eines DAM-Systems. Dies umfasst das Kategorisieren von Inhalten nach verschiedenen Kriterien wie Typ, Thema, Projekt oder Kund:in. Durch die Nutzung von Metadaten und Tags können Assets schnell gefunden und verwaltet werden. Eine klare Klassifizierungsstruktur erleichtert die Suche und verbessert die Organisation innerhalb des Systems.
5. Versionierung
Die Versionierung von Assets ist besonders wichtig für die Zusammenarbeit in Teams. DAM-Systeme ermöglichen es, verschiedene Versionen eines Assets zu speichern und die Änderungen nachzuverfolgen. Nutzer:innen können so ältere Versionen wiederherstellen oder vergleichen, was die Transparenz erhöht und die Qualitätssicherung unterstützt. Auch Fehler, zum Beispiel durch Misskommunikation, können so rückgängig gemacht und Überarbeitungen einfacher gestaltet werden.
6. Nutzungsnachweise werden dokumentiert
Viele DAM-Systeme erfassen Nutzungs- und Änderungsdaten, die beispielsweise zeigen, wer ein Asset hochgeladen, bearbeitet, freigegeben oder heruntergeladen hat. Der genaue Umfang dieser Protokollierung unterscheidet sich jedoch je nach Anbieter und Konfiguration.
Solche Informationen sind für interne Kontrollen, die Nachvollziehbarkeit von Prozessen und die Verwaltung von Nutzungsrechten hilfreich. Kennzahlen wie Aufrufe oder Downloads können außerdem Hinweise darauf geben, wie häufig bestimmte Inhalte verwendet werden.
Eine verlässliche Bewertung der Performance einer Marketingkampagne ist allein auf Grundlage der DAM-Daten meist nicht möglich. Dazu müssen die Daten in der Regel mit Informationen aus Webanalyse-, Kampagnen-, Content-Management- oder Commerce-Systemen verbunden werden.
7. Verschlagwortung / Keywords
Die Verschlagwortung von Assets ist entscheidend für die schnelle und präzise Suche innerhalb des DAM-Systems. Ähnlich wie bei der Klassifizierung können Nutzer:innen durch die Zuordnung von Keywords und Tags relevante Inhalte leichter finden. Moderne DAM-Systeme bieten oft auch Funktionen zum automatischen Tagging basierend auf Bild- oder Texterkennung, was die Effizienz weiter steigert.
Automatisch erzeugte Schlagwörter sollten vor der dauerhaften Übernahme geprüft werden. Die Qualität der Ergebnisse hängt unter anderem vom Asset, vom eingesetzten Modell und von der unternehmenseigenen Metadatenstruktur ab.
8. Lizenz-Dokumentation
Ein wichtiger Aspekt der Nutzung digitaler Assets ist die Verwaltung von Lizenzinformationen. DAM-Systeme ermöglichen die Dokumentation und Überwachung von Lizenzvereinbarungen und können Unternehmen dabei unterstützen, rechtliche und vertragliche Vorgaben einzuhalten.
Dies umfasst Informationen über Nutzungsrechte, Lizenzdauer und Einschränkungen. Voraussetzung für eine zuverlässige Verwaltung ist, dass die Angaben vollständig und korrekt im System hinterlegt und regelmäßig gepflegt werden.
9. Geografische Lizenzverwaltung
Bei global operierenden Unternehmen kann die geografische Verwaltung von Lizenzen besonders wichtig sein. Einige DAM-Systeme unterstützen die Verwaltung und Kontrolle von Nutzungsrechten anhand geografischer Regionen.
Solche Funktionen können dabei helfen, Assets nur in den freigegebenen Ländern oder Märkten bereitzustellen. Ob Verstöße gegen Lizenzvereinbarungen tatsächlich vermieden werden, hängt jedoch auch von korrekt gepflegten Daten, klaren Verantwortlichkeiten und verbindlichen Freigabeprozessen ab.
10. Lizenzkosten-Controlling
Einige DAM-Systeme bieten Funktionen zur Erfassung und Auswertung von Lizenzkosten. Wie umfassend diese Möglichkeiten ausfallen, unterscheidet sich je nach Lösung und kann teilweise zusätzliche Module oder die Anbindung weiterer Systeme erfordern.
Berichte über die Nutzung lizenzpflichtiger Assets können Unternehmen dabei helfen, ungenutzte Lizenzen, Doppelkäufe oder unnötige Verlängerungen zu erkennen. Ein vollständiges Kosten-Controlling setzt jedoch voraus, dass Vertrags-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten konsistent miteinander verknüpft werden.
11. Auslesen der Metadaten
Die meisten DAM-Systeme sind in der Lage, automatisch Metadaten aus digitalen Assets auszulesen und zu speichern. Diese Metadaten umfassen Informationen wie Dateiformat, Auflösung, Erstellungsdatum, Urheber:in und mehr. Die Nutzung dieser Metadaten ist entscheidend für die Verwaltung, Suche und Wiederverwendung von Assets. Die automatisierte Metadatenerfassung spart Zeit und erhöht die Genauigkeit der Asset-Informationen.
Welche Metadaten tatsächlich ausgelesen werden können, hängt vom Dateiformat, von den eingebetteten Informationen und von den unterstützten Standards des jeweiligen DAM-Systems ab. Unternehmen sollten daher prüfen, ob die für sie relevanten Metadatenformate importiert, bearbeitet und exportiert werden können.
Behalte die Basisfunktionen von DAM-Systemen bei der Auswahl immer im Auge!
Die Auswahl eines DAM-Systems ist eine individuelle Angelegenheit. Trotzdem gibt es bestimmte Basisfunktionen, die abgedeckt sein müssen. Unsere elf Funktionen und Auswahlkriterien, die je nach Einsatzbereich besonders relevant sind, haben wir in diesem Beitrag vorgestellt. Du möchtest die Basisfunktionen verschiedener DAM-Systeme direkt vergleichen? Lade Dir jetzt unsere kompakte Übersicht herunter und prüfe auf einen Blick, welche Lösungen die wichtigsten Anforderungen abdecken. So gehst Du strukturiert in die Auswahl und findest schneller ein DAM-System, das zu Deinen Prozessen passt.
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