Briefing erstellen für PR Agenturen – mit Vorlage zum Download


Briefing erstellen PR Agenturen Dartscheibe Ziel

Eine PR Agentur zu finden, ist bereits komplex. Ist eine passende dann zur Hand, geht es darum, von Anfang an mit Struktur und Weitblick die Kommunikation des Unternehmens gemeinsam auf- und auszubauen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein PR Agentur Briefing erstellen und warum ein gutes Briefing wichtig ist. Zudem bieten wir Ihnen eine Vorlage für das PR Agentur Briefing kostenlos zum Download an – mit den wichtigsten Fragen zu dem, was Ihr Dienstleister vorab wissen sollte.

Download: Vorlage PR Agentur Briefing

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Warum ein Briefing erstellen?

Das Briefing für Ihre PR Agentur ist der Ausgangspunkt für die gesamte Zusammenarbeit. Es enthält Informationen zu Ihrem Unternehmen, zum Status der Kommunikation, Ihren Zielen und Vorstellungen. Für Ihre PR Agentur ein Briefing erstellen bedeutet, ihr die wichtigsten Rahmenbedingungen zu liefern, damit Ihre Ziele auch erreicht werden können. Je ausführlicher Sie das Briefing erstellen, desto einfacher wird es für das PR Team, Marketing- und PR-Inhalte auf Ihre Ziele hin genau abzustimmen.

PR Agentur Briefing: Grundlage für die Kostenkalkulation

Das Briefing ist aber nicht nur aus Sicht der Zielsetzung enorm wichtig. In der Regel wünschen Sie sich selbstverständlich im Vorfeld eine Kalkulation der Kosten für die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister. Die Kosten können allerdings nur dann kalkuliert werden, wenn der Auftragnehmer die zugrunde liegenden Parameter kennt. Immerhin muss er den zeitlichen Aufwand einschätzen können. PR Agenturen haben ganz unterschiedliche Abrechnungsmodelle:

  • Projektbudget: Eine auf ein Projekt befristete Beauftragung mit konkret vereinbarten Leistungen
  • Retainer: Die klassische Dienstleistungspauschale für eine unbefristete Zusammenarbeit
  • Hybridvertrag: Eine Mischvereinbarung mit fixen Grundleistungen und variablen Zusatzservices
  • Verträge mit Erfolgskomponenten: Projekt- oder Retainer-Vereinbarungen mit Erfolgsperspektiven
  • Isolierte Zusatzleistungen: Abrechnung nach Aufwand

Ein hoher Detailgrad des Briefings hilft dabei, die voraussichtlichen Kosten bei nahezu jedem Abrechnungsmodell besser einzuschätzen. Ein Beispiel:

Sie wissen bereits, dass Sie im Rahmen des Launches von einem neuen Produkt einen PR-Dienstleister einbeziehen wollen. In Ihrem Briefing geben Sie daher direkt den voraussichtlichen Projekt-Zeitraum an. Damit liefern Sie bereits wichtige Informationen zur zeitlichen Kalkulation, die in die Kostenberechnung mit hineinspielt.

Natürlich ist es mit der zeitlichen Angabe zur Zusammenarbeit nicht getan. Im Briefing sollten weitere Inhalte folgen, die Ihrer Agentur dabei helfen, ein detailliertes Bild von Ihrer Firma und den Zielen der Kommunikationsmaßnahmen zu erhalten. Je genauer Sie im Briefing sind, desto konkreter kann die Kostenkalkulation für Sie als Kunden erfolgen.

Passgenaue Kommunikation durch das Briefing

Ein Briefing für PR Agenturen ist in etwa das, was für den Hausbau die Planung mit dem Architekten ist. Nur, dass Sie statt ein nach Ihren Wünschen gebautes Haus die passende Kommunikation für Ihre Zielgruppe erhalten. Immerhin wollen Sie Kunden durch Marketing und Kommunikation für ein Produkt, eine Dienstleistung oder einfach auch Ihr Unternehmen an sich gewinnen. Übrigens gehört diese Angabe auch in das Briefing: Welche Art von PR soll es sein? Vertriebs-PR, Unternehmenskommunikation oder doch eine andere Form der Kommunikation? Vielleicht wollen Sie ja auch gemeinsam mit dem PR-Team Ihr Engagement auf Facebook und anderen Social Media Plattformen ausbauen? Informationen dazu, welche Zielgruppe Sie erreichen wollen und welche Form der Kommunikation gewünscht ist, sind auf jeden Fall Teil Ihres Briefings.

Krisen PR: Wenn die Agentur zum Brandlöscher wird

Krisen PR Schriftzug Crisis Schreibmaschine

Quelle: Pixabay

Eine Krise kann jedes Unternehmen treffen. Gut vorbereitet sein, ist die Devise. Wenn der Fall des Falles eintritt, helfen Ihnen aber auch PR-Agenturen, die Krise souverän zu meistern. Worauf Sie bei der Krisen PR achten und was PR Agenturen für eine gute Krisen PR mitbringen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kerninhalte für das Briefing

Was aber gehört alles in ein PR Agentur Briefing rein? Was muss der Dienstleister alles wissen? Welche Fragen gilt es vorab direkt zu beantworten?

Das Unternehmen vorstellen

Zuerst einmal sollten Sie Ihr Unternehmen genau vorstellen. Seit wann gibt es Sie? Zu welcher Branche gehören Sie und auch Ihre Kunden? Wie groß ist Ihr Unternehmen? Ist es international oder national/ regional tätig? Welche Wettbewerber haben Sie? Solche Fragen helfen dem Dienstleister, Ihre Organisation besser kennen zu lernen. Ebenso gehören Informationen zu Ihrer Unternehmenstätigkeit, wichtigen Produkten, Dienstleistungen und dem USP in das Briefing.

Status Quo in der Kommunikation

Zeit für einen Blick auf Ihre bisherigen Kommunikationsmaßnahmen. Für die PR Agentur ist wichtig zu wissen, was Sie bisher in puncto PR und Kommunikation gemacht haben. Sind Sie bereits auf Social Media wie Facebook, Twitter oder Instagram aktiv? Nutzen Sie Content Marketing und wenn ja, wo verbreiten Sie den Content (Website, Blog, etc.)? Pflegen Sie Kontakt zu Medien und Journalisten? Kurzum: Was wird bzw. wurde an PR bereits betrieben? Vielleicht hatten Sie ja auch bereits mit PR Agenturen (zeitweise) zusammengearbeitet?

Wie sieht Ihre Orga-Struktur aus?

Für eine gute Zusammenarbeit ist es essenziell, konkrete Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten zu kennen. Aus diesem Grund sollten Sie im Briefing festhalten, wer für welche Tasks im Kommunikationsbereich bei Ihnen verantwortlich ist. Wer übernimmt beispielsweise den Einkauf in der Kommunikation? Welche Stakeholder sind bei Kommunikationsmaßnahmen zu berücksichtigen?

Das Ziel der PR herausstellen

Ihre PR Agentur kann nur dann geeignete Kommunikationsmaßnahmen finden, wenn sie genau weiß, was Sie erreichen wollen. Das Ziel Ihrer Zusammenarbeit sollten Sie so genau wie möglich darstellen. Nicht zuletzt gibt es verschiedene Formen der PR-Kommunikation, je nach Art der Zielgruppe und Zielsetzung. Außerdem helfen klar definierte Ziele, die durchgeführten PR-Aktivitäten im Anschluss zu evaluieren und passende Kennzahlen von Anfang an zu ermitteln.

Budget und Zeitrahmen

Genau wie Sie möchte auch die Agentur planen können. Das gilt einerseits für den Zeitraum der Zusammenarbeit. Andererseits für das verfügbare Budget. Angaben zum Zeitrahmen der Zusammenarbeit, wenn nicht von vornherein unbefristet geplant, sollten Sie daher in das Briefing aufnehmen. Und natürlich auch Angaben zum Budget, dass Sie für PR-Maßnahmen haben.

Eine genaue Briefing-Vorlage können Sie mit dem obigen Download-Formular kostenfrei herunterladen. In diesem finden Sie konkrete Fragen, die Sie in Ihrem Briefing auf jeden Fall beantworten sollten.

Zeit nehmen, um das Briefing zu erstellen

Das wohl Wichtigste beim Briefing Ihrer PR Agentur ist: Nehmen Sie sich Zeit. Denn je detaillierter Sie das Briefing gestalten, desto besser kann sich Ihr Dienstleister ein Bild von Ihrem Unternehmen, den Zielen und der benötigten Unterstützung machen. Das hilft nicht nur dabei, Kosten genauer zu kalkulieren, sondern auch Kunden und andere Zielgruppen so anzusprechen, dass Sie diese erreichen.

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