Ein langjähriger Geschäftspartner taucht plötzlich auf einer Sanktionsliste auf. Im Unternehmen stellt sich heraus: Die letzte Prüfung liegt Monate zurück, Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt und belastbare Nachweise fehlen. Für Geschäftsführer:innen wird aus einem vermeintlichen Verwaltungsthema damit schnell eine unangenehme Frage: Habe ich ausreichend dafür gesorgt, dass solche Verstöße im Unternehmen verhindert werden? Hier liegt der entscheidende Punkt bei der Sanktionslistenprüfung. Geschäftsführer:innen tragen Verantwortung dafür, dass das Unternehmen angemessen organisiert ist. Was bedeutet das im Alltag? Welche Aufgaben können delegiert werden? Und was sollte die Geschäftsführung konkret organisieren, damit das persönliche Haftungsrisiko möglichst gering bleibt?
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Geschäftsführer:innen müssen nicht alles selbst prüfen
Aufgaben können innerhalb eines Unternehmens verteilt werden. Die Geschäftsführung muss allerdings dafür sorgen, dass geeignete Strukturen bestehen und verantwortliche Personen sorgfältig ausgewählt und überwacht werden. Werden erforderliche Aufsichtsmaßnahmen vorsätzlich oder fahrlässig unterlassen und wird dadurch eine sanktionierbare Pflichtverletzung ermöglicht oder wesentlich erleichtert, kann dies selbst eine Ordnungswidrigkeit darstellen.
Ein Satz wie „Das macht bei uns die Buchhaltung“ beantwortet die Organisationsfrage daher noch nicht. Geschäftsführer:innen sollten wissen, wer prüft, nach welchem Verfahren geprüft wird und wie mit möglichen Treffern umgegangen wird.
Schritt 1: Verantwortlichkeiten eindeutig regeln
Sanktionslistenprüfung funktioniert im Alltag nur, wenn klar ist, wer für welchen Teil des Prozesses verantwortlich ist. Das beginnt bereits bei der Anlage neuer Kund:innen und Lieferanten. Wer führt eine Prüfung durch? Wer entscheidet bei einer möglichen Namensübereinstimmung über das weitere Vorgehen? Und an wen müssen Mitarbeiter:innen einen Verdachtsfall weitergeben?
Klare Rollen reduzieren das Risiko, dass Prüfungen zwischen Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Geschäftsführung liegen bleiben.
Schritt 2: Aus einzelnen Prüfungen einen festen Prozess machen
Problematisch wird es häufig, wenn eine Sanktionslistenprüfung nur aufgrund eines konkreten Anlasses durchgeführt wird. Eine Mitarbeiterin erinnert sich an das Thema, prüft einen Namen und legt das Ergebnis irgendwo ab. Beim nächsten Geschäftspartner läuft der Vorgang vielleicht anders. Für die Geschäftsführung ist ein verbindlicher Prozess deutlich leichter zu kontrollieren.
Dazu gehört beispielsweise die Frage, zu welchen Zeitpunkten eine Prüfung im jeweiligen Unternehmen vorgesehen ist. Der Prozess kann bei der Aufnahme neuer Geschäftspartner:innen beginnen und weitere Prüfereignisse während einer bestehenden Geschäftsbeziehung vorsehen. Welche konkrete Prüffrequenz und welche Maßnahmen erforderlich sind, hängt von den einschlägigen Vorschriften und der jeweiligen Unternehmenssituation ab.
Schritt 3: Nachweise schaffen
„Wir haben geprüft“ ist im Rückblick wenig hilfreich, wenn niemand mehr nachvollziehen kann, wann die Kontrolle erfolgt ist, welche Daten zugrunde lagen und welches Ergebnis sie geliefert hat.
Deshalb sollte die Dokumentation von Beginn an Teil des Prozesses sein.
Im Whitepaper wird genau dieses Problem anhand mehrerer typischer Unternehmenssituationen verdeutlicht: Manuelle Abfragen, E-Mails oder verstreute Unterlagen können dazu führen, dass später kein klarer Prüfverlauf mehr vorhanden ist. Für Geschäftsführer:innen ist eine nachvollziehbare Dokumentation auch aus organisatorischer Sicht wertvoll. Sie schafft Transparenz darüber, ob die definierten Abläufe tatsächlich eingehalten werden. Gleichzeitig lassen sich Schwachstellen schneller erkennen.
Schritt 4: Delegieren bedeutet auch kontrollieren
Ein einmal eingerichteter Prozess kann sich mit der Zeit verändern. Mitarbeiter:innen wechseln, Zuständigkeiten verschieben sich und neue Systeme werden eingeführt. Auch regulatorische Anforderungen können angepasst werden.
Deshalb sollte die Geschäftsführung ihre Compliance-Prozesse regelmäßig auf ihre Funktionsfähigkeit überprüfen lassen.
Werden die festgelegten Schritte eingehalten? Können Verantwortliche auf aktuelle Informationen zugreifen? Funktionieren Eskalationswege? Werden Auffälligkeiten dokumentiert und bearbeitet?
Schritt 5: Prüfen, wo Automatisierung sinnvoll ist
Je größer der Kunden- und Lieferantenbestand wird, desto schwerer lassen sich wiederkehrende Prüfungen manuell organisieren. Hier können technische Lösungen unterstützen.
Daten können aus bestehenden Unternehmenssystemen übernommen, mit relevanten Sanktionslisten abgeglichen und Prüfvorgänge dokumentiert werden. Bei möglichen Treffern können zuständige Mitarbeiter:innen anschließend eine weitere Prüfung vornehmen.
Was Geschäftsführer:innen vermeiden sollten
Besonders riskant sind Prozesse, die ausschließlich auf Gewohnheit und einzelnen Mitarbeiter:innen beruhen. Eine einmalige Prüfung beim Onboarding, unklare Zuständigkeiten oder schwer nachvollziehbare manuelle Abläufe können Lücken entstehen lassen.
Auch die Annahme, die Verantwortung sei mit einer Delegation vollständig erledigt, greift zu kurz. Für Geschäftsführer:innen geht es vor allem darum, einen belastbaren organisatorischen Rahmen zu schaffen, Verantwortlichkeiten festzulegen und dessen Funktion zu überwachen.
Sanktionslistenprüfung: Organisation ist der entscheidende Hebel
Eine pauschale Garantie, durch bestimmte Maßnahmen vollständig aus jeder persönlichen Haftung herauszukommen, gibt es nicht. Dafür spielen der konkrete Sachverhalt, die geltenden Vorschriften und die Organisation des jeweiligen Unternehmens eine zu große Rolle. Geschäftsführer:innen können ihr Risiko jedoch wesentlich besser beherrschbar machen, wenn sie klare Verantwortlichkeiten schaffen, verbindliche Prüfprozesse etablieren, Ergebnisse nachvollziehbar dokumentieren und die Abläufe regelmäßig kontrollieren.
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Hinweis: Der Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.
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