6 1/2 Schritte zum guten Intranet-Text

Beinahe jedes Intranet-Management kennt die Sorge: Die Text-Produktion im Intranet verläuft schleppend. Dabei kann Schreiben für das Intranet viel Freude machen! Alles, was man braucht, ist ein wenig simples Know-How. 6 ½ Schritte, um den Schweinehund zu besiegen, den Schreibprozess zu strukturieren und die Freude am Texten zu entdecken.

1. Aktivieren Sie Ihr kreatives Potential.

Schreiben ist ein kreativer Akt – das Schreiben von Intranet-Artikeln ist da keine Ausnahme. Doch wer kreativ arbeitet, der weiß: Zu kreativen Prozessen gehören immer auch Blockaden.

Haben Sie einen Schreibauftrag schon viel zu lang auf dem Schreibtisch liegen; so lang, dass er Ihnen bereits Bauchweh bereitet? Beginnen Sie zur Bekämpfung der Schmerzen bei sich selbst: Was ist es, das Sie hemmt? Fühlen Sie sich im Thema unsicher? Fehlen Ihnen Informationen? Wissen Sie nicht genau, welche Aussage der Artikel haben soll? Haben Sie das Gefühl, den Artikel liest ohnehin niemand? Die Bandbreite hemmender Aspekte ist breit – doch oft wurzelt genau hier das Problem.

Oder ist das Gegenteil der Fall: Sie haben keinen Auftrag, sondern benötigen vielmehr Ideen für neue Beiträge? Machen Sie sich auf die Suche nach Inspiration! Das ist leichter als gedacht: Beginnen Sie auch hier bei sich selbst. An welchen Stellen könnten Sie Ihre Arbeit besser erledigen, wenn Sie zu bestimmten Informationen oder Vorgängen leichter Zugang hätten? Nehmen Sie dann Ihr Arbeitsumfeld unter die Lupe. Welche Informationen fehlen den Kollegen? Welche Informationen fehlen Ihnen im Intranet? Lassen Sie sich auch von anderen Fachbereichen oder Standorten inspirieren: Finden Sie dort Inhalte, die im Intranet ebenso hilfreich sein könnten? Inspiration ist überall – gehen Sie nur mit offenen Augen durch die Welt.

2. Schreiben Sie einen Entwurf.

Perfektionismus ist der größte Feind der Kreativität. Machen Sie sich von der Vorstellung frei, auf Anhieb einen guten Artikel zu schreiben. Setzen Sie die Anspruchshürde so niedrig wie möglich und schreiben Sie los. Reservieren Sie sich dafür einen eher kleinen Zeitrahmen: Nehmen Sie sich z. B. 10 Minuten Zeit, aufzuschreiben, worauf man bei einer Reisekostenabrechnung achten soll. Halten Sie sich dabei Ihren Adressaten vor Augen: Für wen schreibe ich? Was weiß mein Kollege schon, was sollte er wissen? Ein Entwurf kann sich sehr an der mündlichen Kommunikation orientieren; schreiben Sie so, wie Sie es einem Kollegen im Gespräch erklären würden. So erhalten Sie eine gute Grundlage für einen Text, der den Leser anspricht anstatt ihn durch komplizierte oder gestelzt klingende Formulierungen abzuschrecken.

Sie sind nicht der Typ für spontanes Schreiben? Legen Sie stattdessen eine Materialsammlung als ersten Entwurf an. Kopieren Sie sich brauchbare Informationen in ein Dokument und notieren sich Ihre Gedanken dazu – auch auf diese Weise erhalten Sie wertvolles Ausgangsmaterial, mit dem Sie weiter arbeiten können.

3. Strukturieren Sie Ihre Informationen.

Ihren ersten Entwurf sollten Sie nun aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten, um die gesammelten Informationen zu strukturieren. Vielleicht hilft es Ihnen, eine persönliche Checkliste für diesen Schritt zu erstellen. Die folgenden Punkte können Ihnen bei der Strukturierung helfen:

Haben Sie alle Informationen gesammelt, die der Leser braucht? Orientieren Sie sich hier z. B. an den 7 W-Fragen.
Enthält Ihr Entwurf Informationen, die der Leser nicht unmittelbar braucht? Können Sie diese streichen oder verlinken? Brauchen Sie vielleicht einen weiteren Artikel, um diese Informationen sinnvoll unterzubringen?
Können Sie den Text in 3-4 größere Passagen aufteilen, denen Sie eigene Zwischenüberschriften geben?
Können Sie Informationen mithilfe von Listen, Infokästen oder Ähnlichem übersichtlicher gestalten?
Gibt es Informationen, die mit einem Bild oder einem Video anschaulicher vermittelt werden können?

4. Verraten Sie die Pointe zu Beginn.

Lesen am Bildschirm ist anstrengend; zudem bietet kaum ein Arbeitsumfeld Zeit für entspannte Lektüre. Verzichten Sie daher im Intranet auf den Spannungsbogen und nennen Sie gleich zu Beginn den Kern der Sache – ganz ohne Umschweife.

Schreiben Sie dafür die übergeordnete Aussage Ihres Artikels in einem bis zwei Sätzen auf. Das ist hier schnell gesagt, aber oft gar nicht so einfach. Halten Sie sich als Hilfestellung daher die Frage vor Augen: Welchen Mehrwert hat der Leser, wenn er diesen Artikel liest?

Setzen Sie die Kernaussage an den Anfang Ihres Artikels oder nutzen Sie sie als Teaser, wenn Ihr Intranet dieses Modul anbietet. Auf diese Weise weiß Ihr Leser, was ihn erwartet. Das spart Zeit und beugt Enttäuschungen für den Leser vor.

Auch für Sie hat dieses Vorgehen Vorteile: Nehmen Sie Ihre Kernaussage als Maßstab dafür, welche Informationen wichtig sind und somit an den Anfang vom Text gehören, und welche Sie weiter hinten platzieren oder vielleicht sogar auf weitere Inhalte verlinken können.

5. Überarbeiten Sie Ihren Text in (mindestens) drei Durchgängen.

Es wurde schon deutlich: Ein Artikel wird in der Regel nicht im ersten Anlauf fertig. Selbst routinierte Autoren, denen das Formulieren leicht von der Hand geht, überarbeiten Ihren Text mehrfach. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Artikel ist fertig, lesen Sie ihn noch mindestens drei Mal:

Fokus Inhalt: Nennen Sie die wichtigste Information am Textanfang? Sind die Informationen richtig? Prüfen Sie Zahlen, Zuständigkeiten, Fakten – vor allem diejenigen, die sie selbst nur übernommen haben.
Fokus Sprache/Medium: Liest sich der Text verständlich? Sind alle Begriffe für die Zielgruppe relevant und auch Schlüsselworte vorhanden? Können Sie präziser formulieren? Ist der Textkörper ausreichend strukturiert?
Finale Korrektur: Überlassen Sie die finale Korrekturrunde immer einem Kollegen. Als Autor des Textes sind Sie selbst für vieles “betriebsblind” – setzen Sie daher an dieser Stelle auf das 4-Augen-Prinizp.

6. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Text gelesen wird.

Sie haben einen Artikel mit vielen relevanten Informationen über Ihren Fachbereich geschrieben, habe ihn in ihr CMS eingepflegt, veröffentlicht und dann? Hoffen Sie, dass jemand ihn liest? Sie können einiges tun, damit Ihr Artikel häufiger gelesen wird.

An erster Stelle steht die passende Einordnung in die Navigation und die richtige Verlinkung. An welcher Stelle im Intranet würde Ihr Leser Ihren Artikel erwarten? Gibt es übergeordnete Seiten oder Artikel, die per Link auf Ihren Artikel verweisen können?
Ebenso wichtig ist die Optimierung für die interne Suche. Taggen Sie Ihre Artikel mit den richtigen Begriffen, verwenden Sie die Begriffe in den Überschriften und im Text. Erfüllen Sie die Vorgaben Ihrer Intranetsuche.
Gibt es noch andere Möglichkeiten, Ihren Artikel bekannt zu machen? Können Sie Ihre Kollegen von der News-Site bitten, einen Hinweis zu veröffentlichen? Arbeiten Sie mit sozialen Plattformen im Unternehmen? Dann ist das eine gute Stelle ein wenig Werbung zu machen.

Erst wenn Ihr Text gelesen wird, hat sich die Zeit und Mühe, die Sie darauf verwendet haben, gelohnt – im wirtschaftlichen Sinne des Unternehmens ebenso wie für Sie persönlich. Eine geniale Anleitung für die Einrichtung eines Mail-Clients irgendwo im Nirwana des Intranets nützt niemandem. Aber zu sehen, dass diese Anleitung mit Freude benutzt wird und den Kollegen die Arbeit erleichtert, lässt auch das Herz des Autors höher schlagen.

Schauen Sie sich ruhig die Zugriffszahlen an. Sie werden merken, wie viel mehr Spaß das Schreiben macht, wenn Sie das Gefühl haben, es interessiert und hilft Ihren Kollegen.

½. Noch kein Stück weiter? Wir haben da was.

Sie fühlen sich nach wie vor in Ihrer Schreibfalle gefangen? Sie verstehen bei “Taggen”, “Textkörper” und “Social Media” nur Bahnhof? Wir bieten umfassende Schulungen, die weit über 6 Tipps hinausgehen. Lernen Sie …

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Das Schreiben im Web stellt besondere Anforderungen an Kommunikatoren: Sie müssen die Fragen ihrer Nutzer beantworten, Leseanreize liefern und treffende Überschriften formulieren, damit ihre Leser genau das finden, was sie suchen. Wir vermitteln Ihnen praxisorientiert das nötige Handwerkszeug, um Ihre Inhalte zielgruppen- und mediengerecht aufzubereiten. Sie lernen, wie sich die Nutzer verhalten und wie Sie Überschriften, Teaser, Links und Bildunterschriften formulieren. Sie erhalten Know-How, wie Sie journalistische Qualitätsansprüche im Web umsetzen, Ihre Texte benutzerfreundlich strukturieren und sie im Netz auffindbar machen. Sie entdecken die Freude am Texten!

Autorin: Stefanie Montwill, aexea GmbH, www.text-gold.de