Das Intranet als Kommunikationsplattform

Zehn Tipps wie Wikis, Blogs und Chat die Kommunikation erleichtern

Die Zusammenarbeit verteilter Projektteams zu koordinieren, ist aufwändig und anspruchsvoll. Viele Unternehmen nutzen ein firmeneigenes Intranet, um wichtige Informationen zentral bereitzustellen, Ideen zu sammeln und Probleme im Teamwork zu lösen. Viele gängige Web 2.0-Anwendungen wie Wikis, Blogs, Foren und Chat Clients lassen sich problemlos in Firmennetzwerke einbinden und für den Informationsaustausch im Unternehmen anpassen. Unternehmen können mit diesen Werkzeugen sehr günstig eine durchdachte Intranet-Plattform aufbauen, die standortübergreifend den Dialog zwischen den Mitarbeitern fördert und viele Abläufe in der Projektarbeit und Kundenbetreuung vereinfacht.

Zehn praktische Tipps, um das Intranet als rege genutzte Wissens- und Kommunikationsplattform zu etablieren:

1. Nutzen Sie Web 2.0-Anwendungen

Wikis sind ideal um Informationen strukturiert bereitzustellen. In Foren lassen sich Diskussionen übersichtlich gliedern. Blogs halten Prozesse chronologisch fest. Instant Messenger übermitteln Nachrichten in Echtzeit. Wägen Sie ab, welches Tool am besten zu Ihrer Kommunikationsstrategie passt und führen Sie neue Werkzeuge stets sukzessive ein. So behalten Ihre Mitarbeiter den Überblick und fühlen sich nicht überfordert.

2. Definieren Sie ein Intranet-Team

Benennen Sie frühzeitig Verantwortliche für Ihre Intranet-Projekte und schulen Sie diese im Umgang mit der Plattform. So bleibt Ihr Intranet immer topaktuell und vereint alle wichtigen Informationen. Beziehen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen und Hierarchieebenen ein, um sicherzustellen, dass sich Ihre gesamte Belegschaft mit dem Projekt Intranet identifiziert. Regelmäßige Workshops helfen, Ihr Intranet-Team in technischen, sprachlichen und organisatorischen Fragen auf dem Laufenden zu halten.

3. Gestalten Sie Ihr Intranet intuitiv

Je mehr Mitarbeiter das Intranet aktiv mitgestalten, desto schneller wächst der Informationsgehalt. Machen Sie es ihnen daher so leicht wie möglich, die Intranet-Tools zu nutzen – zum Beispiel, indem Sie die Startseite des Web-Browsers um entsprechende Links ergänzen. Gliedern Sie die Anwendungen so, dass die Themenstruktur zu den Abläufen im Unternehmen passt und gestalten Sie die Navigation übersichtlich und intuitiv.

4. Erstellen Sie Themen- und Styleguides

Der erste eigene Beitrag ist für jeden Mitarbeiter eine Hürde. Halten Sie diese Hürde so klein wie möglich, indem Sie klare Richtlinien vorgeben. Legen Sie fest, wie ein Beitrag verfasst wird, welche Themen wo am besten aufgehoben sind und welche Themen für das Intranet unpassend sind. Tipp: Die beste Motivation für die Belegschaft ist ein Vorgesetzter, der sich regelmäßig einbringt und fleißig mitkommuniziert.

5. Schreiben Sie neue Texte fürs Intranet

Pressetexte per Copy-Paste eins zu eins auch für das Intranet zu nutzen, ist zwar bequem, doch Ihre Mitarbeiter suchen im Intranet nicht nach PR-Texten, die sie inhaltsgleich im Web finden. Sprechen Sie Ihre Kollegen im Intranet direkt an und liefern Sie nützliche Arbeitshilfen und Zusatzinfos. So fühlen sie sich integriert und nutzen das Intranet gerne.

6. Setzen Sie Qualitätsmaßstäbe wie im Web

Das Publikum im Intranet ist ebenso anspruchsvoll wie Leser im Internet. Und: Viele ursprünglich im Intranet veröffentlichte Dokumente gelangen früher oder später auch an Kunden und Partner. Veröffentlichen Sie deshalb nur orthografisch und stilistisch saubere, gut verständliche Texte. Regeln Sie auch den Umgang mit Interna, Flurfunk und Kundenschelte sind tabu!

7. Integrieren Sie Killer-Applikationen

Je mehr praktische und populäre Anwendungen Sie in Ihr Intranet einbinden, desto lieber werden es Ihre Mitarbeiter nutzen. Bewährt haben sich zum Beispiel Telefon- und E-Mail-Verzeichnisse, Handbücher und Vorlagen – aber auch der Speiseplan der Kantine macht das Portal schmackhaft.

8. Nutzen Sie Multimedia im Intranet

Beleben Sie Ihr Intranet, indem Sie Grafiken, Videos oder Anwendungen integrieren. So lassen sich viele komplizierte Sachverhalte veranschaulichen und Prozessabläufe vereinfachen. Positiver Nebeneffekt: Wenn sich ein Anleitungsvideo oder ein Tool intern bewährt, lässt es sich häufig auch beim Kunden einsetzen, um dort den Service zu verbessern.

9. Lassen Sie Raum für Kreativität

Viele Mitarbeiter verfügen über enorme Wissens-Ressourcen, von denen ihre Vorgesetzten nichts ahnen. Schaffen Sie im Intranet eine Plattform, auf der Kollegen Anregungen, Wünsche und Kritik äußern können. So profitieren Sie vom kreativen Potential Ihrer Mitarbeiter und fördern eine positive, offene Arbeitsatmosphäre.

10. Schützen Sie sensible Daten

Auch das Intranet ist vor Hackerangriffen und Datenraub nicht gefeit. Schirmen Sie das interne Unternehmensnetz mit starker IT-Security vor unerwünschten Besuchern ab. Schützen Sie besonders kritische Dokumente zusätzlich über eine Passwortabfrage vor unerlaubten Zugriffen.

Die doctima GmbH verfügt über langjährige Erfahrung bei der Konzeption, Erstellung und Pflege von Intranet-Plattformen und bietet regelmäßig Seminare zu diesem Thema an. Das nächste Seminar findet am 17. April 2012 in Fürth statt.