Webkonferenzen – So funktionieren die täglichen Online Meetings

Durch die Corona-Pandemie sind Webkonferenzen und das Online Meeting zu essenziellen Werkzeugen geworden. Doch noch viel zu oft werden unnötige Meetings abgehalten, Videokonferenzen verlaufen nicht wie gewünscht oder das Besprochene wird im Nachgang nicht umgesetzt, da sich niemand mehr an die Details erinnern kann. Wie also sieht die richtige Agenda für das Online Meeting aus? Welche Guidelines braucht ein solches?  Und wie müssen Remote Meetings nachbereitet werden? Damit Online Meetings gelingen und wirklich zielführend sind, sollte man einige Rahmenparameter von Beginn an richtig setzen. Der folgende Artikel erklärt Dir praxisorientiert, welche Stellschrauben für ein optimales Remote Meeting anzugehen sind.

Webkonferenzen zählen heute zu den wichtigsten Überlebensstrategien von Unternehmen. Denn obwohl seit der Corona-Krise das Arbeitsleben wo möglich wieder ins Büro verlagert wurde, verschieben Kund:innen an anderen Orten oder das Home Office der Kolleg:innen Meetings immer noch in die Online-Sphäre. Das Online Meeting wird damit langfristig zum Standard-Tool für die Zusammenarbeit der Teams im Unternehmen.

Außerdem: Auch wenn wir durch externe Einflüsse zu digitalen Konferenzen gezwungen werden, so haben sie generell durchaus ihre Vorteile. Wir sparen Zeit und Kosten für Reisen, die wir anderweitig nutzen können und erfahren neue Flexibilität im Arbeitsalltag. Wir haben alle digitalen Dokumente sofort am Platz. Und wir können kurzfristig alle relevanten Personen zusammenbringen. Damit die Online-Konferenz ihre volle positive Wirkung gewinnt, sollte man sich mit der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung intensiv beschäftigen. Vorab braucht es allerdings eine genaue Definition, was wir unter einer Konferenz verstehen.

Webkonferenz Definition

Eine Online-Konferenz ist ein Treffen mit zwei oder mehreren Personen, das virtuell stattfindet. Als Grundlage wird eine Online-Konferenz-Software eingesetzt, die meist virtuelle Räume zur Verfügung stellt, in denen die Konferenzteilnehmer:innen miteinander sprechen. Neben Audio werden zunehmend Video-Lösungen eingesetzt, bei denen per Webcam Bilder übertragen werden. Weiterhin werden Bildschirm-Takeovers und Apps eingesetzt, um gemeinsam online an Dokumenten zu arbeiten bzw. eigene Dokumente zu präsentieren. Das Desktop- und Data-Sharing nimmt also neben dem persönlichen Austausch eine wichtige Rolle in einer Webkonferenz ein.

Grundvoraussetzungen für das effektive Online Meeting schaffen

Die Vorbereitung von Webkonferenzen ist essenziell für effektive Online Meetings. Wo Kaffee und Kekse wegfallen, müssen sich die Organisator:innen und Remote Manager:innen Gedanken dazu machen, wie Teams virtuell zusammenarbeiten können, wie die Kommunikation untereinander während des Meetings reibungsfrei verläuft und welche IT Infrastruktur für die Videokonferenz zugrunde gelegt werden muss. Bei der Planung sind mehrere Dimensionen zu berücksichtigen.

Das Ziel von Webkonferenzen

Ohne Ziel kein Weg. Aus diesem Grund sollten die Moderator:innen oder Ersteller:innen der Konferenz ein Ziel festlegen, dass sie mit der Webkonferenz erreichen möchten. Für tägliche Online-Konferenzen kann das Ziel beispielsweise auch nur darin bestehen, sich gegenseitig ein Update der Tätigkeiten zu geben und gemeinsam zu prüfen, ob der derzeitige Weg noch der richtige ist.

Webkonferenz Software Tools einsetzen

Die Wahl der richtigen Webkonferenz Software ist in vielen Fällen vorgegeben, da die meisten Unternehmen dazu Lösungen im Haus haben. Einige Anbieter ermöglichen auch den kostenlosen Zugang zu ihren Webkonferenz Software Lösungen. Wer einen Google Mail Account hat, kann zum Beispiel die kostenfreie Software Google Hangout einsetzen. Die meisten Softwareanbieter stammen dabei aus den Vereinigten Staaten.

Die Rollenverteilung im Online-Meeting

Bei jedem Meeting gibt es ein paar Rollen zu verteilen. Hier unterscheidet sich ein klassisches Meeting nicht großartig von einem virtuellen Meeting. Besetzt werden muss die Rolle der Moderatorin / des Moderators. Meistens ist diese Aufgabe direkt von der leitenden Mitarbeiterin oder vom leitenden Mitarbeiter auszuführen. Der oder die Moderator:in eröffnet die Konferenz, achtet auf die korrekte Durchführung und die Einhaltung der Guidelines und Etikette (wird im Artikel weiter unten detailliert beschrieben). Der oder die Protokollant:in ist für die Dokumentation des Meetings verantwortlich. Diese:r ist im Vorhinein zu bestimmen. Er oder sie dokumentiert die wesentlichen Erkenntnisse und Aufgaben des Meetings. Bestenfalls trägt er oder sie Aufgaben direkt in die Projektmanagement-Software ein. Ein Rückgriff auf eine:n IT-Administrator:in ist für den Support bei technischen Probleme und notwendigen Funktionen zu empfehlen.

Die richtige Agenda für das Remote Meeting planen

Wie sieht eine perfekte Agenda für die Webkonferenz aus? Natürlich hängt diese stark von den Zielen ab, die das Meeting hat. Die folgende Agenda hat vor allem den Hintergrund eines täglichen Online Meetings. Wir selbst organisieren mit den Mitarbeitenden jeden Morgen und zum Teil mit einigen Gruppen nachmittags ein digitales Meeting via Videokonferenz. Die morgendlichen Meetings laufen grundsätzlich nach demselben Schema ab. Nach einer persönlichen Begrüßung und der Frage nach dem Wohlbefinden steigen wir in die beruflichen Themen ein. Dabei starten wir mit einem Recap des Vortags, bevor es an die weitere Aufgabenplanung und Klärung von Fragen geht.

Recap des gestrigen Tages

• Was lief gut?
• Was kann man optimieren?
• Haben wir das Hauptziel des gestrigen Tages erreicht?
• Welche Learnings lassen sich daraus ziehen?
• Entstehen hier bereits neue Aufgaben für das Team?

Reallokation und Priorisierung von Zielen und Aufgaben

• Gemeinsamer Blick auf den Ziel-Aufgaben-Plan
• Gibt es eine Veränderung im Ziel-Aufgaben-Plan? (z.B. aufgrund eines neuen Ereignisses, einer Kundenanforderung, etc.)
• Anpassung des Plans und Ableitung weiterer Aufgaben
• Benennung eines Hauptziels des heutigen Tages

Offene Fragen und Themen

• Gibt es offene Fragen?
• Planung weiterer Meetings am Tag, falls notwendig

Nach Durchspielen dieser Agenda, die in der Regel zwischen 15 und 30 Minuten dauert, verabschieden wir uns digital voneinander und kommunizieren dann im Wesentlichen über Chat-Tools.

Quelle: DALL-E

Webkonferenz Guidelines für das Online Meeting

Die Teilnehmer:innen einer Online-Konferenz sollten vor dem Meeting mit einer Guideline konfrontiert werden, an die sich alle halten müssen. Die folgende Aufzählung gibt ein paar Hinweise, welche Regeln sich typischerweise in der Guideline wiederfinden sollten.

• Pünktlichkeit ist eine Tugend. Bitte findet Euch rechtzeitig im digitalen Meeting Raum ein. 5 Minuten zu früh in der Videokonferenz zu sein ist besser als fünf Minuten zu spät.
• Bereitet Euch auf das Online Meeting vor. Notiert etwaige Fragen vorab.
• Das Video-Bild ist vor allem zu Beginn und am Ende des Meetings anzuschalten. Während des Meetings kann das Video-Bild ausgeschaltet werden. Insbesondere bei Konferenzen mit vielen Teilnehmenden kann auf diese Weise die Übertragungsqualität und die Nutzung anderer Funktionen verbessert werden.
• Springt nicht in den Themen herum. Das angesprochene Thema wird zunächst bis zum Ende am Bildschirm besprochen. Notiert Euch Gedanken, die Ihr dann einbringen könnt, wenn das aktuelle Thema finalisiert wurde.
• Sucht Euch zu Hause einen ruhigen Platz und schließt im Zweifelsfall die Tür des Raums. (Wir alle erinnern uns an den Professor, der während seines Beitrags bei BBC News von seinen Kindern unterbrochen wurde.)
• Legt Zettel und Stift an Euren Konferenzplatz. Wer schreibt, der bleibt.

Die Etikette bei Online-Konferenzen

Die Etikette wird gern mit der Guideline zusammengefasst. Trotzdem ist hier ein Unterschied auszumachen. Während die Guideline vor allem die grundsätzliche Art der Zusammenarbeit regelt, stellt die Etikette dar, wie man sich zueinander rücksichtsvoll verhalten muss und welche Tonalität in einem Online Meeting herzustellen ist. Auch dazu im Folgenden ein paar Inspirationen:

• Lasst die Teilnehmenden im Video-Chat aussprechen.
• Vermeidet zynische und negative Bemerkungen insbesondere dann, wenn neue Teilnehmer:innen in der Konferenz zugegen sind, die sich noch nicht untereinander persönlich kennen.
• Nehmt Euch zurück. Für Eitelkeiten ist in Konferenzen kein Platz und in digitalen Konferenzen schon gar nicht.
• Schaltet Euch stumm, wenn Ihr derzeit nichts zu sagen habt. Hier geht es auch darum, sämtliche Nebengeräusche im Video-Chat auszuschalten, damit alle einen bestmöglichen Ton erhalten.
• Achtet auf Euer gepflegtes Äußeres auch im virtuellen Raum. Am Desktop solltet Ihr dieselbe Sorgfalt wie im Office walten lassen.

Die Einladung der Konferenzteilnehmer:innen

Jede:r Teilnehmer:in sollte per E-Mail in die Webkonferenz eingeladen werden. Doch was gehört ins Einladungsschreiben? Neben einem Link zur Konferenz gehört dazu auch eine Telefonnummer für die Teilnehmenden, die keinen Internetzugang haben oder derzeit unterwegs sind und das Online Meeting flexibel starten müssen. Dies stellen die Webkonferenzen Tools meist automatisch bereit. Die zeitliche Länge der angesetzten Konferenz muss im Termin stehen. Soweit Teilnehmende mit einem Dokument arbeiten, solltest Du das Dokument oder einen Link zum Dokument in die Einladung einbetten. So ist ein schnelles Data Sharing und ein zügiger Zugriff möglich. Außerdem können sich Teilnehmer:innen auf das Online Meeting so besser vorbereiten. Darüber hinaus sollte immer die Guideline und die Agenda in die Einladung integriert werden. Ebenfalls hilfreich ist eine Liste der Teilnehmer:innen. Nicht vergessen: Das Ziel der Online-Konferenz sollte allen bekannt sein. Deshalb darf die Moderatorin oder der Moderator gern das Ziel in die Einladung schreiben.

Quelle: DALL-E

Die Durchführung der Meetings

Ice Breaker und Social Starts

Das erste Online Meeting steht an. Die Moderation hat die Agenda vorliegen und begrüßt die Teilnehmenden. Bestenfalls ist er oder sie der oder die Erste in der Konferenz. Bevor er oder sie mit der Agenda startet, wird gewartet, bis alle Teilnehmenden in der Konferenz angekommen sind. Der Blick auf das Handy und den E-Mail Eingang sind gerade zu Beginn hilfreich, wenn eine Person Probleme bei der Einwahl hat. Bei nur wenigen Teilnehmer:innen kann man in die Runde fragen, ob es allen gut geht. Ansonsten kann man als Moderator:in kurz die Anwesenden namentlich vorstellen und dann mit der Agenda fortfahren.

Ein möglicher Ice Breaker zur Auflockerung ist eine kurze Umfrage unter den Teilnehmenden oder ein so genanntes Blitzlicht. So kann zum Beispiel jeder mit einem Wort seinen aktuellen Gemütszustand benennen. Alternativ kann die Moderation auch eine Frage des Tages mitbringen, die die Stimmung in der Online-Konferenz hebt. „An welchem Ort wärst Du jetzt am liebsten?“ oder „Welcher Film aus dem letzten Jahr war der lustigste, den Du empfehlen kannst?“ bringt die Gedanken in Wallung, aber natürlich ist hier die schnelle Kreativität gefragt. Wichtig ist lediglich, dass die Antwort schnell und in wenigen Worten gegeben werden kann. Oder noch besser mit Daumen hoch oder runter.

Die Moderation während des Meetings

Der oder die Moderator:in hat die wesentliche Aufgabe, das Ziel des Online Meetings zu erreichen. Daran muss er oder sie seine Handlungen messen. Lass alle Anwesenden zu Wort kommen. Je nach Teilnehmerkreis gibt es Menschen, die introvertiert sind. Deshalb braucht es das Feingefühl, diese Personen direkt anzusprechen, um sie zu einer Aussage zu bringen. Schreite in Diskussionen ein, wenn diese ausufern. Anders herum gibt es sehr extrovertierte Menschen, die dazu neigen, zu viel zu reden. Auch hier ist ein freundliches Einschreiten gefragt. Achte auf die Uhrzeit. Falls die Agenda lang ist, solltest Du schon im Vorhinein planen, wie viel Zeit pro Agendapunkt einkalkuliert werden kann. Sollten sich die Diskussionen hier zu lange hinziehen, musst Du die bis dato erfassten Erkenntnisse zusammen ziehen und auf den nächsten Agendapunkt hinwirken.

Die Sichtung und Bearbeitung gemeinsamer Dokumente

Wenn bestimmte Dokumente wie eine Powerpoint Datei oder ein Excel Sheet gemeinsam betrachtet und vielleicht sogar bearbeitet werden sollen, musst Du die Dokumente schon vorher öffnen und in die Konferenz-Lösung integrieren. Solche Dokumente sollten dafür in einer Cloud-Lösung abgespeichert sein.

Die digitale Verabschiedung

Am Ende der Webkonferenz sollte der Moderator oder die Moderatorin noch einmal die wesentlichen Erkenntnisse und Aufgaben zusammenfassen. Auch der Aufruf, ob jemand noch einen Beitrag hat, ist sinnvoll. Danach erfolgt die freundliche Verabschiedung der Teilnehmenden und die Benennung des nächsten Online Meetings, falls nicht bereits ein Serientermin eingestellt wurde.

Webkonferenz Follow Ups: Was nach dem Online Meeting passieren muss

Damit die Webkonferenz funktioniert, musst Du die wesentlichen Erkenntnisse und Aufgaben zusammenfassen. Dies ist Aufgabe des Protokollanten oder der Protokollantin, den oder die Du vor der Durchführung benannt hast. Es ist nicht sinnvoll, dass Moderation und Protokoll von der selben Person übernommen werden. Die Dokumentation wird anschließend an alle Anwesenden versendet oder in der Cloud abgespeichert und per Link weitergegeben. Sie dient auch dazu, das nächste Online Meeting zu Beginn zu begleiten und die Erledigung der Aufgaben zu prüfen.

Fazit: Online Meeting