10 Tipps fĂŒr ein effektives Home Office – Einrichtung, Regeln, Organisation


Seit Ende letzter Woche haben wir unseren Betrieb nahezu komplett auf Home Office umgestellt. GrundsĂ€tzlich ist es fĂŒr uns nichts komplett Neues, da wir unseren Mitarbeitern einen Tag pro Woche Home-Office anbieten. Der große Unterschied besteht nun aber in zwei Aspekten: Erstens entstehen völlig neue Anforderungen an das Remote Management aus Perspektive der leitenden Mitarbeiter. Zweitens muss der Mitarbeiter auf sich selbst gestellt auf unbestimmte Zeit von zuhause aus „funktionieren“. Dieser Artikel fokussiert auf den zweiten Aspekt und gibt praxisorientierte Hinweise, wie Home Worker ihren Arbeitsalltag gestalten, um vielleicht sogar erfolgreicher zu sein als aus dem Office heraus. Nicht eingehen werden wir auf rechtliche Aspekte, die im Netz bereits ausreichend erklĂ€rt sind.

 

Ich habe im Jahr 2001 gesundheitsbedingt mehrere Monate von zuhause aus gearbeitet. Die ersten Tage und Wochen funktionierten noch recht gut. Irgendwann schlich sich aber eine Lethargie in meinen Arbeitsalltag als Home-Office Arbeiter ein. Ich stand spĂ€ter auf als in meinem BĂŒroalltag. Ich entledigte mich erst nachmittags meines Schlafanzugs und manchmal ertappte ich mich sogar dabei, dass ich mich fĂŒr die nĂ€chste Nacht gar nicht umziehen musste. Das Ergebnis: Ich brauchte eine aus mir selbst heraus funktionierende Struktur, die meinen Arbeitsalltag wieder auf ein normales Niveau zurĂŒckfahren musste. Da die folgenden RatschlĂ€ge sehr persönlich sind hoffe ich es ist fĂŒr Euch in Ordnung, dass ich Euch als Leser in diesem Fall duze.

 

1)     Das Morgenritual – Zieh Dich an, als wenn Du ins BĂŒro fĂ€hrst

Nutze einen Wecker, der Dich um die gleiche Zeit weckt wie in Deinem bisherigen BĂŒroalltag. Ritualisiere Deine Weckzeit fĂŒr jeden Tag Deiner Arbeitswoche. Zieh Dich an, als wenn Du ins BĂŒro fĂ€hrst oder einen Kunden besuchst. Das GefĂŒhl, dass mit Hilfe dieser Ritualisierung im Kopf entstehen wird, ist dass der Unterschied zur Arbeit im BĂŒro nur sehr gering ausfallen sollte. Der Anspruch an sich selbst ist hĂ€ufig ein anderer, wenn man im Schlafanzug am Rechner sitzt, oder wenn man Office-Kleidung trĂ€gt.

 

2)     Manage Dich ĂŒber Deine Kollegen

Ein morgendliches digitales Standup-Meeting mit den Kollegen oder dem Vorgesetzten ist absolut zu empfehlen. (Lies hier einen Artikel, wie man Webkonferenzen vorbereitet, durchfĂŒhrt und nachbereitet). Dabei solltest Du nicht nur ein Telefonat fĂŒhren, sondern unbedingt eine Videokonferenzsoftware einsetzen. Kostenfrei ist zum Beispiel Google Hangout. Auch Skype oder andere Tools kannst Du finden, falls so etwas noch nicht vom Unternehmen angeboten wird. Warum eine Videokonferenz-Software? Es geht darum, den Alltag so gut wie möglich nachzubilden. Dazu gehört, Dein GegenĂŒber Gesicht zu Gesicht zu sehen. Das muss nicht unbedingt wĂ€hrend des kompletten Meetings der Fall sein. Aber eine BegrĂŒĂŸung und eine Verabschiedung per Face to Face Konferenz ist wichtig. Abgesehen davon entsteht dann auch der notwendige Druck, das erwĂ€hnte Morgenritual durchzufĂŒhren und gestylt und vernĂŒnftig angezogen vor dem Rechner zu sitzen.

 

3)     So sieht der perfekte Home Office Arbeitsplatz aus

Finger weg vom KĂŒchentisch. Dein Heimarbeitsplatz braucht ein Umfeld, dass möglichst die Situation im BĂŒro nachbildet. Schaffe Dir daher genug Platz auf einem Tisch, den Du nicht fĂŒr jede Mahlzeit wieder aufrĂ€umen musst. Achte auch darauf, dass der Platz genĂŒgend Licht bietet, schließlich beeinflussen die LichtverhĂ€ltnisse neben Deinen Augen auch Deine Stimmung. Die sollte gerade im Home-Office hoch gehalten werden. Das bringt mich zum nĂ€chsten Tipp


 

4)     Nutze Vitamin D – Verlege Deinen Arbeitsplatz immer mal wieder nach draußen

Solange Du einen Balkon oder Garten hast, nutze ihn! Soweit es nicht stĂŒrmt und schneit, sorgt die Arbeit an der frischen Luft fĂŒr gute Laune und die Aufnahme von Vitamin D. Wenn möglich, verlagere einfach ein paar Telefonate nach draußen oder setz Dich mit Deinem Laptop auch mal auf die Terrasse. Alternativ zum Laptop hilft auch Zettel und Stift, um ein paar Aufgabenlisten zu erstellen oder Konzepte zu scribbeln, die danach nur noch abgetippt werden mĂŒssen. Falls es noch zu kalt ist, pack Dich mit Decke und Mantel ein.

 

5)     Gönne Dir mentale Auszeiten und Bewegung

Die ganze Zeit ĂŒber allein zuhause zu sitzen ist nicht einfach. Schnell fĂ€llt einem sprichwörtlich die Decke auf den Kopf. Warte nicht, bis dieses Problem eintrifft. Nutze proaktiv die Möglichkeiten, die Dir in Deiner direkten Umgebung zur VerfĂŒgung stehen. Auf kleinstem Raum kannst Du in jedem Fall ein paar sportliche Übungen einschieben, sei es Yoga, LiegestĂŒtze oder Ähnliches. Falls Du noch nicht meditierst, ist jetzt eine gute Zeit, sich damit zu beschĂ€ftigen. Meditation fĂŒhrt in diesen Zeiten zu einem „Gedanken-Cleaning“, dass jeder Mensch gut gebrauchen kann. Kauf Dir ein Buch dazu und fang damit an.

 

6)     Der Plausch mit den Kollegen

Richtet im Team einen Online-Chat an, den Ihr beruflich wie auch fĂŒr den freundschaftlichen Austausch nutzen könnt. So bleibt Ihr untereinander up to date. Außerdem ist ein kleiner Spruch oder eine neue Empfehlung fĂŒr eine Serie auf Netflix zwischendurch gern gesehen und sorgt fĂŒr Abwechslung. Achtet nur darauf, dass Abwechslung nicht in Ablenkung endet. Ein permanentes Bedudeln durch Chats und Messenger kann fĂŒr eine Aufgabe schnell kontraproduktiv werden. Braucht Ihr deshalb viel Konzentration, schaltet fĂŒr diese Zeit die Chats auf stumm.

 

7)     Achtung SĂŒĂŸigkeiten

Die Schublade mit den Leckereien, die im Office vielleicht fehlt, ist in der heimischen Wohnung oder im Haus immer erreichbar. Das verleitet zu ungesundem Essen. Um hier vorzubeugen, zwei Tipps, die vielleicht ungewöhnlich sind.

Bastelt Euch gesunde Snacks. Möhren, Salat-Sticks, Paprika und frisches Obst zwischendurch sind allemal besser als Schokolade und Fruchtgummi.

Wenn Ihr Euch ein StĂŒck Schokolade aus der SĂŒĂŸigkeiten-Schublade gönnen wollt, legt Euch die Aufgabe auf, vorher immer eine SportĂŒbung – zum Beispiel 10 LiegestĂŒtze oder 10 Kniebeugen – zu machen. Erst dann greift Ihr zur Schokolade. WĂ€hrend Ihr die Übung macht, könnt Ihr immer noch einmal darĂŒber nachdenken, die SĂŒĂŸigkeit spĂ€ter zu essen.

 

8)     Manage Deine Ziele – Tagesziele, Wochenziele, Monatsziele

 Wahrscheinlich existieren einige Ziele, an denen Deine Arbeit gemessen wird. Als Contentmanager werden ein paar Deadlines fĂŒr Texte angegeben, an die man sich halten muss. Sollten nur Monats- oder sogar Jahresziele kommuniziert sein, ist es jetzt an der Zeit, diese herunterzubrechen. Was muss pro Woche und was muss pro Tag erledigt werden? Die richtige Planung ist die Grundvoraussetzung dafĂŒr, dass die Arbeit im Home Office FrĂŒchte tragen kann. NatĂŒrlich liegt die Verantwortung auch beim Vorgesetzten, der das Remote Management beherrschen sollte. Wer selbststĂ€ndig ist, muss sich auch selbst um die Erreichung der eigenen Ziele kĂŒmmern. Trotzdem sollten auch abhĂ€ngig BeschĂ€ftigte ihre Ziele hinterfragen und fĂŒr sich planen und kontrollieren, ob die Ziele erreichbar sind. Die GesprĂ€che ĂŒber Tages- und Wochenziele sind immer auch Thema in den Standup-Meetings, die tĂ€glich ein bis zwei Mal stattfinden sollten.

 

9)     Herausforderung Kinder und Home Office

Ein paar Worte möchte ich noch zum Thema Kinder und Home-Office verlieren. Gerade kleine Kinder beanspruchen viel Zeit. Soweit die Kleinen zuhause sitzen, weil gerade die Schule oder Kita geschlossen ist oder weil sie krank sind, sollte man sich freie Zeiten schaffen, indem man die Kinder mit anderen Dingen beschÀftigt. Fast alle Kinder lieben das IPad und den Fernseher. Eine gewisse Zeit am Tag kann man ihnen diese Zeit spendieren. Vielleicht mit informativeren Sendungen wie Was ist Was, bei dem sie noch etwas lernen. Die gewonnene Zeit sollte man investieren, die Aufgaben zu bewÀltigen, die wirklich viel Konzentration erfordern.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Wecker auf eine Uhrzeit zu stellen, in der die Kinder noch schlafen. So kann man zum Beispiel von 5.30-7.30 Uhr eine Menge Arbeit erledigen und erst dann die Kinder wecken, wenn es möglich ist.

UnabhĂ€ngig davon muss man die Kinder darĂŒber aufklĂ€ren, dass man bei der Arbeit Ruhe braucht. Je Ă€lter die Kinder sind, desto verstĂ€ndnisvoller werden sie reagieren.

 

10) Das Ende des Arbeitstags

Am Ende des BĂŒro-Arbeitstags schaltest Du den Rechner ab und fĂ€hrst nach Hause. Da Du nun von zuhause aus arbeitest, verschwimmt die Arbeitszeit schnell. Auch wenn ich ein Freund davon bin, aufgaben- und zielorientiert zu arbeiten, anstatt auf die Uhrzeit zu schauen, sollte man sich im Home Office selbst reglementieren und zumindest einen Zeitpunkt festlegen, an dem man den Computer ausschaltet und seinen Freizeitgewohnheiten nachgeht, soweit das möglich ist. Legt deshalb selbst eine Uhrzeit fest, zu der Ihr spĂ€testens Euren wohlverdienten Feierabend einlĂ€utet.

 

Hoffentlich helfen diese RatschlĂ€ge dabei, die Performance im Home Office zu erhalten oder sogar zu steigern und dabei soziale Beziehungen zu erhalten, soweit dies vor allem ĂŒber digitale Lösungen möglich ist. Wenn Dir der Artikel gefallen hat, freuen wir uns darĂŒber, wenn Du ihn teilst.

 

Alles Gute im Home Office!

 

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Bildquellen

  • home-office-regeln-und-organisation: Photo by Andrea Piacquadio from Pexels
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