Webkonferenzen – So funktioniert das tĂ€gliche Online-Meeting im Home-Office


Webkonferenz Funktionsweise

Immer mehr Unternehmen setzen in Corona Zeiten Webkonferenzen ein, die zu einem effektiven Remote Management zĂ€hlen. Wie sieht die richtige Agenda aus? Welche Guidelines braucht ein Online-Meeting?  Wie mĂŒssen Remote Meetings nachbereitet werden? Damit solche Meetings auch im Home Office gelingen und zielfĂŒhrend sind, sollte man einige Rahmenparameter von Beginn an richtig setzen. Der folgende Artikel erklĂ€rt praxisorientiert, welche Stellschrauben fĂŒr ein optimales Remote Meeting anzugehen sind.

Webkonferenzen zĂ€hlen zu den Überlebensstrategien von Unternehmen in den heutigen Zeiten. Auch wenn wir durch externe EinflĂŒsse zu digitalen Konferenzen gezwungen werden, so haben sie durchaus ihre Vorteile. Wir sparen Zeit und Kosten fĂŒr Reisen die wir anderweitig nutzen können. Wir haben alle digitalen Dokumente sofort am Platz. Wir können kurzfristig alle relevanten Personen zusammenbringen. Damit die Online-Konferenz ihre volle positive Wirkung gewinnt, sollte man sich mit der Vorbereitung, der DurchfĂŒhrung und der Nachbereitung intensiv beschĂ€ftigen. Vorab klĂ€ren wir, was wir unter einer Konferenz verstehen.

 

Webkonferenz Definition

Eine Online-Konferenz ist ein Treffen mit zwei oder mehreren Personen, das virtuell stattfindet. Als Grundlage wird eine Online-Konferenz-Software eingesetzt, die meist virtuelle RĂ€ume zur VerfĂŒgung stellt, in denen die Konferenzteilnehmer miteinander sprechen. Neben Audio werden zunehmend Video-Lösungen eingesetzt, bei denen per Webcam Bilder ĂŒbertragen werden. Weiterhin werden Bildschirm-Takeovers und Apps eingesetzt, um gemeinsam online an Dokumenten zu arbeiten bzw. eigene Dokumente zu prĂ€sentieren.

 

Grundvoraussetzungen fĂŒr effektive Online-Meetings schaffen

Die Vorbereitung von Webkonferenzen ist essentiell fĂŒr effektive Meetings. Wo Kaffee und Obst wegfĂ€llt, mĂŒssen sich die Organisatoren und Remote Manager Gedanken dazu machen, wie das Team virtuell zusammenarbeitet, wie die Kommunikation untereinander wĂ€hrend des Meetings reibungsfrei verlĂ€uft und welche IT Infrastruktur zugrunde gelegt werden muss.

Das Ziel von Webkonferenzen

Ohne Ziel kein Weg. Aus diesem Grund sollte der Moderator oder Ersteller der Konferenz ein Ziel festlegen, dass er mit der Webkonferenz erreichen möchte. FĂŒr tĂ€gliche Online-Konferenzen kann das Ziel auch nur darin bestehen, sich gegenseitig ein Update der TĂ€tigkeiten zu geben und gemeinsam zu prĂŒfen, ob der derzeitige Weg noch der richtige ist.

 

Webkonferenz Software Tools einsetzen

Die Wahl der richtigen Webkonferenz Software ist in vielen FĂ€llen vorgegeben, da die meisten Unternehmen dazu Lösungen im Haus haben. Einige Anbieter bieten kostenlose Webkonferenz Software Lösungen an. Wer einen Google Mail Account hat, kann die kostenfreie Software Google Hangout einsetzen. Google hat fĂŒr eine limitierte Zeit die professionelle GSuite Software gratis angeboten. Auch Skype bietet eine kostenfreie Version fĂŒr das „Skypen“ unter Skype-Accounts. Die meisten Softwareanbieter stammen aus den Vereinigten Staaten. Wir haben bei contentmanager.de das Thema Softwarevergleich von Konferenzsoftware bereits in unserem Content Technology Stack und auf unserem Redaktionsplan vermerkt und werden in Zukunft dazu einen umfassenden Beitrag publizieren. Falls Sie diesen nicht verpassen möchten, tragen Sie sich am besten direkt in unserem Newsletter ein.

 

Die Rollenverteilung im Online-Meeting

Bei jedem Meeting gibt es ein paar Rollen zu verteilen. Hier unterscheidet sich ein klassisches Meeting nicht großartig von einem virtuellen Meeting. Besetzt werden muss die Rolle des Moderators. Meistens ist diese Aufgabe direkt vom Remote Manager bzw. vom leitenden Mitarbeiter auszufĂŒhren. Der Moderator eröffnet die Konferenz, achtet auf die korrekte DurchfĂŒhrung und die Einhaltung der Guidelines und Etikette (wird im Artikel weiter unten detailliert beschrieben). Der Protokollant ist fĂŒr die Dokumentation des Meetings verantwortlich. Dieser ist im Vorhinein zu bestimmen. Er dokumentiert die wesentlichen Erkenntnisse und Aufgaben des Meetings. Bestenfalls trĂ€gt er Aufgaben direkt in die Projektmanagement-Software ein. Ein RĂŒckgriff auf einen IT-Administrator ist fĂŒr technische Probleme zu empfehlen.

 

Die richtige Agenda fĂŒr das Remote Meeting planen

Wie sieht eine perfekte Agenda fĂŒr die Webkonferenz aus? NatĂŒrlich hĂ€ngt diese stark von den Zielen ab, die das Meeting hat. Die folgende Agenda hat vor allem den Hintergrund eines tĂ€glichen Online-Meetings. Wir organisieren mit den Mitarbeitern jeden Morgen und zum Teil mit einigen Gruppen nachmittags ein digitales Meeting. Die morgendlichen Meetings laufen grundsĂ€tzlich nach demselben Schema ab. Nach einer persönlichen BegrĂŒĂŸung und der Frage nach dem Wohlbefinden steigen wir in die beruflichen Themen ein.

 

  • Recap des gestrigen Tages
  • Was lief gut?
  • Was kann man optimieren?
  • Haben wir das Hauptziel des gestrigen Tages erreicht?
  • Welche Learnings lassen sich daraus ziehen?
  • Entstehen hier bereits neue Aufgaben fĂŒr das Team?

 

  • Reallokation und Priorisierung von Zielen und Aufgaben
  • Gemeinsamer Blick auf den Ziel-Aufgaben-Plan
  • Gibt es eine VerĂ€nderung im Ziel-Aufgaben-Plan? (Z.B. aufgrund eines neuen Ereignisses, einer Kundenanforderung, etc.)
  • Anpassung des Plans und Ableitung weiterer Aufgaben
  • Benennung eines Hauptziels des heutigen Tages

 

  • Offene Fragen und Themen
  • Gibt es offene Fragen?
  • Planung weiterer Meetings am Tag, falls notwendig

Nach Durchspielen dieser Agenda, die in der Regel zwischen 15 und 30 Minuten dauert, verabschieden wir uns digital voneinander und kommunizieren dann im Wesentlichen ĂŒber Chat-Tools.

 

Webkonferenz Guidelines

Die Teilnehmer einer Online-Konferenz sollten vor dem Meeting mit einer Guideline konfrontiert werden, an die sich alle Teilnehmer halten mĂŒssen. Die folgende AufzĂ€hlung gibt ein paar Hinweise, welche Regeln sich typischerweise in der Guideline wiederfinden sollten.

  • PĂŒnktlichkeit ist eine Tugend. Bitte findet Euch rechtzeitig im digitalen Meeting Raum ein. 5 Minuten zu frĂŒh ist besser als fĂŒnf Minuten zu spĂ€t.
  • Bereitet Euch auf das Meeting vor. Notiert etwaige Fragen vorab.
  • Das Videobild ist vor allem zu Beginn und am Ende des Meetings anzuschalten. WĂ€hrend des Meetings kann das Videobild ausgeschaltet werden. (Dies sollte bestenfalls der Moderator erklĂ€ren) Insbesondere bei Konferenzen mit vielen Teilnehmern kann auf diese Weise die ÜbertragungsqualitĂ€t verbessert werden.
  • Springt nicht in den Themen herum. Das Thema wird zunĂ€chst bis zum Ende besprochen. Notiert Euch Gedanken, die Ihr dann einbringen könnt, wenn das aktuelle Thema finalisiert wurde.
  • Sucht Euch zuhause einen ruhigen Platz und schließt im Zweifelsfall die TĂŒr des Raums.
  • Legt Zettel und Stift an Euren Konferenzplatz. Wer schreibt, der bleibt.

 

Die Etikette bei Online-Konferenzen

Die Etikette wird gern mit der Guideline zusammengefasst. Trotzdem ist hier ein Unterschied auszumachen. WĂ€hrend die Guideline vor allem die grundsĂ€tzliche Art der Zusammenarbeit regelt, stellt die Etikette dar, wie man sich zueinander rĂŒcksichtsvoll verhalten muss und welche TonalitĂ€t in einem Online-Meeting herzustellen ist. Auch dazu im Folgenden ein paar Inspirationen:

  • Lasst die Teilnehmer aussprechen.
  • Vermeidet zynische und negative Bemerkungen insbesondere dann, wenn neue Teilnehmer in der Konferenz zugegen sind, die sich noch nicht untereinander persönlich kennen.
  • Nehmt Euch zurĂŒck. FĂŒr Eitelkeiten ist in Konferenzen kein Platz – und in digitalen Konferenzen schon gar nicht.
  • Schaltet Euch stumm, wenn Ihr derzeit nichts zu sagen habt. Hier geht es auch darum, sĂ€mtliche NebengerĂ€usche auszuschalten, damit alle Teilnehmer einen bestmöglichen Ton erhalten.
  • Achtet auf Euer gepflegtes Äußeres auch im virtuellen Raum.

 

Die Einladung der Konferenzteilnehmer

Jeder Teilnehmer sollte per E-Mail in die Webkonferenz eingeladen werden. Was gehört ins Einladungsschreiben? Neben einem Link zur Konferenz auch eine Telefonnummer fĂŒr die Teilnehmer, die keinen Internetzugang haben oder derzeit unterwegs sind. Die zeitliche LĂ€nge der angesetzten Konferenz muss im Termin stehen. Soweit Teilnehmer mit einem Dokument arbeiten, sollten Sie das Dokument oder einen Link zum Dokument in die Einladung einbetten. DarĂŒber hinaus sollte immer die Guideline und die Agenda in die Einladung integriert werden. Ebenfalls hilfreich ist eine Liste der Teilnehmer. Nicht vergessen: Das Ziel der Online-Konferenz sollte allen Teilnehmern bekannt sein. Deshalb darf der Moderator gern das Ziel in die Einladung schreiben.

 

Die DurchfĂŒhrung der Online-Meetings

Ice Breaker und Social Starts

Das erste Online-Meeting steht an. Der Moderator hat die Agenda vorliegen und begrĂŒĂŸt die Teilnehmer. Bestenfalls ist er der erste in der Konferenz. Bevor er mit der Agenda startet, wartet er, bis alle Teilnehmer in der Konferenz angekommen sind. Der Blick auf das Handy und den E-Mail Eingang sind gerade zu Beginn hilfreich, wenn einer der Teilnehmer Probleme bei der Einwahl hat. Bei nur wenigen Teilnehmern kann man in die Runde fragen, ob es allen gut geht. Ansonsten kann man als Moderator kurz die Teilnehmer namentlich vorstellen und dann mit der Agenda fortfahren.

Ein möglicher Ice Breaker zur Auflockerung ist eine kurze Umfrage unter den Teilnehmern oder ein so genanntes Blitzlicht. So kann zum Beispiel jeder Teilnehmer mit einem Wort seinen aktuellen GemĂŒtszustand benennen. Alternativ kann der Moderator auch eine Frage des Tages mitbringen, die die Stimmung in der Online-Konferenz hebt. „An welchem Ort wĂ€rst Du jetzt am liebsten?“ oder „Welcher Film aus dem letzten Jahr war der lustigste, den Du empfehlen kannst?“ bringt die Gedanken in Wallung, aber natĂŒrlich ist hier die schnelle KreativitĂ€t des Moderators gefragt. Wichtig ist lediglich, dass die Antwort schnell und in wenigen Worten gegeben werden kann.

 

Die Moderation wÀhrend des Meetings

Der Moderator hat die wesentliche Aufgabe, das Ziel des Online-Meetings zu erreichen. Daran muss er seine Handlungen messen.

 

Lassen Sie alle Teilnehmer zu Wort kommen.

Je nach Teilnehmerkreis gibt es Menschen, die introvertiert sind. Deshalb braucht der Moderator das FeingefĂŒhl, diese Personen direkt anzusprechen, um sie zu einer Aussage zu bringen.

Schreiten Sie in Diskussionen ein, wenn diese ausufern.

Anders herum gibt es sehr extrovertierte Menschen, die dazu neigen, zu viel zu reden. Hier ist ein freundliches Einschreiten des Moderators gefragt.

Achten Sie auf die Uhrzeit.

Falls die Agenda lang ist, sollten Sie schon im Vorhinein planen, wie viel Zeit pro Agendapunkt einkalkuliert werden kann. Sollten sich die Diskussionen hier zu lange hinziehen, mĂŒssen Sie die bis dato erfassten Erkenntnisse zusammen ziehen und auf den nĂ€chsten Agendapunkt hinwirken.

 

Die Sichtung und Bearbeitung gemeinsamer Dokumente

Wenn bestimmte Dokumente wie eine Power Point Datei oder ein Excel Sheet gemeinsam betrachtet und vielleicht sogar bearbeitet werden sollen, mĂŒssen Sie die Dokumente schon vorher öffnen und in die Konferenz-Lösung integrieren. Achten Sie dann auch darauf, die Dokumente in der Einladung zu erwĂ€hnen, damit sich alle Teilnehmer vorher damit beschĂ€ftigen können.

 

Die digitale Verabschiedung

Am Ende der Webkonferenz sollte der Moderator noch einmal die wesentlichen Erkenntnisse und Aufgaben zusammenfassen. Auch der Aufruf, ob ein Teilnehmer noch einen Beitrag hat, ist sinnvoll. Danach erfolgt die freundliche Verabschiedung der Teilnehmer und die Benennung des nÀchsten Meetings, falls nicht bereits ein Serientermin eingestellt wurde.

 

Webkonferenz Follow Ups – Was nach dem Meeting passieren muss

Damit die Webkonferenz funktioniert, mĂŒssen Sie die wesentlichen Erkenntnisse und Aufgaben zusammenfassen. Dies ist Aufgabe des Protokollanten, den Sie vor der DurchfĂŒhrung benannt haben sollten. Die Dokumentation wird anschließend an alle Teilnehmer versendet. Sie dient auch dazu, das nĂ€chste Meeting zu Beginn zu begleiten und die Erledigung der Aufgaben zu prĂŒfen.

Fazit

Die Corona-Krise zwingt Unternehmen dazu, ihre Kommunikation nach innen und außen weiter zu digitalisieren. Laut der Welt kann uns diese Krise im Extremfall bis zu zwei Jahre in eine solche Isolation bringen. Wenn auch unstrittig die Nachteile ĂŒberwiegen, so bringt diese Situation zumindest den Vorteil, dass sich Unternehmen spĂ€testens jetzt mit der Digitalisierung der Kommunikation auseinandersetzen mĂŒssen. Womöglich fĂŒhrt das dazu, dass Unternehmen und Mitarbeiter in Zukunft wesentlich flexibler ihre Arbeitswelt bestreiten können als bisher. Gerade auf die mittelstĂ€ndischen Firmen rollt hier eine Erfahrungswelle zu, die viele Branchen zukunftsfĂ€higer machen könnte. Fokussieren wir auf die Vorteile und gehen mit viel Mut und Neugier die digitalen Wege der Kommunikation an!

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Bildquellen

  • webkonferenz: Photo by Andrea Piacquadio from Pexels
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