PIM Software Leitfaden – Eigenschaften, Funktionen, Auswahl und Implementierung


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Produktinformationen sollten immer aktuell und auf die verschiedenen Vertriebskanäle abgestimmt sein. Die Daten sind allerdings häufig in verschiedenen Datenbanken hinterlegt. Das erschwert nahezu alle Prozesse, die Produktdaten benötigen. Ein PIM System ermöglicht das zentrale Management von Produktinformationen – und bietet darüber hinaus weitere Vorteile. Doch die Auswahl einer geeigneten PIM Software-Lösung und deren Implementierung ist herausfordernd. In unserem Whitepaper haben wir daher für Dich einen Leitfaden für PIM Software zusammengestellt.

Im Onlineshop, auf Websites, Marktplätzen und selbst auf Social Media Kanälen: Produktinformationen spielen für (E-Commerce-)Unternehmen und Kund:innen überall eine Rolle. Allerdings ist das Management der Daten mit viel Aufwand verbunden – und das selbst dann noch, wenn Datenmanagement-Systeme bereits zum Einsatz kommen. Das Problem: Viele Systeme greifen nicht ineinander und Produktinformationen werden von unterschiedlichen Lösungen separat verwaltet und ausgespielt. Das sorgt schnell für dafür, dass die Übersicht fehlt. Im schlimmsten Fall leidet die Qualität der Produktdaten. Und damit am Ende auch die Kundenzufriedenheit – sowohl im B2C, als auch im B2B. Denn gerade Kund:innen wünschen sich auf allen Vertriebskanälen die richtigen und aktuellen Produktinformationen.

PIM Systeme bekommen in diesem Zuge eine enorme Bedeutung für die Verwaltung von Product Data. Unternehmen stehen allerdings schnell vor der Herausforderung, die richtige Enterprise-Software zu finden und diese dann auch zu implementieren. Wir haben daher für Dich die wichtigsten Eckpunkte zum Thema PIM in einem Whitepaper zusammengefasst. Das Whitepaper „Product Information Management – Leitfaden für PIM Software“ kannst Du Dir kostenlos herunterladen.

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In unserem Whitepaper erfährst Du:

  • was PIM Systeme sind und welche Ziele mit PIM Systemen verfolgt werden
  • welche Eigenschaften und Funktionen ein PIM System aufweist bzw. erfüllen sollte
  • warum Du eher auf ein PIM System, statt auf DAM und MAM Systeme setzen solltest
  • für welche Aufgaben PIM Systeme in der Praxis genutzt werden
  • die Vorteile von PIM Systemen
  • welche Lösungsansätze es für PIM Software gibt und
  • auf was Du bei der PIM Software Auswahl und Implementierung achten solltest

Warum sollte es ein PIM System sein?

Definition PIM

Unter „PIM“ wird der Ausdruck „Product Information Management“ abgekürzt. Zu Deutsch: Produktinformationsmanagement. Im Marketing und Vertrieb gehört zum Produktinformationsmanagement die Verwaltung aller Produktdaten, die in einem Unternehmen zur Verfügung stehen. Das Product Information Management wird technisch über PIM Systeme – zentrale Plattformen für die Verwaltung von Produktdaten – umgesetzt. Das Product Information Management System wird an verschiedene Eingangssysteme (ERP, CMS, CRM, etc.) und Ausgangskanäle angebunden. Du willst Dich ein wenig mehr mit PIM auseinandersetzen? Dann lese dazu gerne auch unseren Basisbeitrag zu PIM Systemen.

Das Management von Daten erfolgt in vielen Unternehmen bereits durch andere Systeme wie Data Asset Management oder Media Asset Management Systemen. Das gilt sowohl für Produktdaten als auch für Informationen, die keinen Bezug zu Produkten haben. DAM und MAM verwalten entweder wesentlich universeller Informationen oder aber deutlich spezifizierter als das Product Information Management. Während DAM Systeme beispielsweise einfach alle verfügbaren Daten in einem Unternehmen verwalten – unabhängig vom Produktbezug –, managen MAM Systeme ausschließlich Media-Dateien. Also Bilder, Videos und Audio-Spuren. Und das ebenfalls ohne spezifischen Bezug zu einem Produkt.

Eine Herausforderung in Unternehmen ist es aber, gerade Produktdaten so zu verwalten, dass diese zentriert für verschiedene Marketing- und Vertriebskanäle aufbereitet werden. DAM und MAM können diesen Fokus nicht leisten, da einerseits kein Produktbezug besteht und andererseits nicht alle Datenformate, die bei Produktinformationen eine Rolle spielen, berücksichtigt werden. PIM Systeme gleichen diese beiden Schwächen aus. Sie bieten Marketing, Vertrieb und auch Warenwirtschaft ein fokussiertes Management-Tool für alle relevanten Produktinformationen.

Einsatzbereiche von PIM im ganzen Unternehmen

Daten zu einem Produkt bzw. mehreren Produkten sind in verschiedenen Abteilungen für tägliche Aufgaben relevant. Sei es in der Warenwirtschaft, im Marketing oder im Vertrieb. Entsprechend vielfältig sind die Tasks, die ein PIM System übernimmt. Diese sind zwar operativer Natur, nehmen unter anderem aber auch Einfluss auf Strategien im (E-)Commerce. Das gilt zum Beispiel für die Anpassung von Sortimentsstrategien. Darüber hinaus übernimmt ein PIM System Funktionen zur Dokumentation von Produktinformationen. Ebenso wird PIM Software eingesetzt, um elektronische Kataloge für die Warenwirtschaft zu erstellen oder Produktkataloge in Print- und Online-Versionen für Kunden. Nicht zuletzt ist das PIM System für die Ausspielung relevanter Produktdaten auf verschiedenen Vertriebskanälen zuständig und unterstützt damit die Content-Bereitstellung.

PIM Vorteile von mehr Effizienz bis zur optimierten Customer Experience

Für Unternehmen bietet die Implementierung einer Product Information Management Lösung eine Vielzahl an Vorteilen. Die wohl offensichtlichste ist die Steigerung der Prozess-Effizienz. Ein PIM System ermöglicht hier die Entlastung von Mitarbeitern verschiedener Abteilungen in der Datenpflege und im Publishing der Produktinformationen. Außerdem kann die Time-to-Market deutlich verkürzt werden. Darüber hinaus bietet die Zentralität des Systems aber auch eine Möglichkeit, die Datenqualität nachhaltig zu verbessern. Damit ermöglicht es PIM auch, Multichannel– und Omnichannel-Strategien im (E-)Commerce durch konsistente, aktuelle und kanalspezifische Informationen auf ein neues Level zu heben. Produktbeschreibungen lassen sich optimiert, Produkte für Kund:innen insgesamt besser dargestellt. Das hilft einerseits, die Retourenquoten zu senken. Andererseits steigt auch die Customer Experience und damit die Kundenbindung. PIM liefert dazu eine optimale Datenbasis, auf die Marketeers im Content Management zurückgreifen können.

Auswahl und Implementierung von PIM Software braucht Zeit

Am Markt gibt es eine Vielzahl PIM Software Anbieter. Welche PIM Lösung die richtige für ein Unternehmen ist, richtet sich nach mehreren Faktoren. In der Regel sind Enterprise PIM Lösungen alternativlos, da sie unabdingbare Funktionen abdecken, die bei Open Source Software oft nicht inkludiert ist. Unser Gastbeitrag befasst sich eingehender mit der Gegenüberstellung von Open Source PIM vs. Enterprise PIM. Wer die vorhandenen Produktinformationen im Unternehmen über eine PIM Lösung verwalten möchte, sollte sich aber auch nicht nur von Funktionen bei der Auswahl leiten lassen.

Genauso spielen Usability und die Bedürfnisse von Mitarbeitern eine Rolle. Und die bestehende Systemlandschaft. Eingangssysteme wie ERP, CMS und CRM müssen nahtlos in das Product Information Management System integriert werden können. Und auch Ausgabekanäle sind reibungslos einzubinden. Erst dann kann ein PIM System effektiv Daten zu Produkten verwalten. Die Auswahl und Implementierung von PIM Lösungen braucht daher vor allem Zeit. Ein realistischer Zeitraum für die erste Projektphase bei PIM Systemen liegt bei etwa einem Jahr. Worauf Du noch bei der Auswahl und Implementierung von PIM Software achten solltest, erfährst Du in unserem Whitepaper.

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