PIM System Definition – Was ist ein PIM System und wie funktioniert es?


PIM System Definition Aktenmappe

Für die Datenverwaltung gibt es verschiedene Lösungen. Ein jüngerer Vertreter ist das PIM System. Dieser Artikel liefert Ihnen eine PIM System Definition und erklärt, was es damit auf sich hat.

Zu Produkten gibt es unzählige Daten, die für Unternehmen und Kunden im E-Commerce essenziell sind. Umso wichtiger ist es, Produktinformationen up to date zu halten. Das gilt für alle Kanäle des Unternehmens. Die Herausforderung besteht darin, alle relevanten Produktdaten und alle Kanäle zu berücksichtigen. Eine Mammut-Aufgabe, denn die Daten liegen auf unterschiedlichen Systemen wie ERP, CRM, CMS und SQL. Zudem schafft jede Abteilung im Unternehmen ihr eigenes Datensilo. Es fehlt an Kompatibilität. Es fehlt eine Zentrale für alle Produktdaten. Die Lösung ist ein PIM System. Doch was genau ist das?

PIM System Definition

PIM steht für Product Information Management oder Produktinformationsmanagement und meint die Verwaltung von Produktdaten. Über ein PIM System wird das Management von Produktinformationen zentral über eine Plattform abgebildet. Dazu konsolidiert das System die verfügbaren Produktdaten. Die gesammelten Daten werden medienbruchfrei gespeichert und über das PIM System auf unterschiedlichen Ausgabekanälen veröffentlicht. Ein PIM System wird mit entsprechender Software in die IT-Infrastruktur des Unternehmens implementiert. Sie möchten mehr über PIM Software erfahren? Dann laden Sie sich unseren Marktüberblick PIM Lösungen herunter.

Vergleich Product Information Management

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Wie funktioniert ein PIM System?

Damit das PIM System zur Zentrale für alle Produktdaten wird, braucht es Zugriff auf die vorhandenen Datenbanksysteme. Das erfolgt über Schnittstellen, sogenannte APIs. Über diese werden die Eingangssysteme wie ERP, CRM, CMS und SQL an das PIM System angebunden. Zudem wird über die Schnittstellen der Zugriff auf Bild-, Video- und Dokumenten-Dateien und sowie manuelle Eingaben verwaltet.

Ist das PIM System implementiert, übernimmt es eine Reihe von Aufgaben:

  • Datenpflege

  • Sicherung und Steigerung der Datenqualität

  • Übersetzungsmanagement für internationale Kanäle

  • Steuerung der Ausgabe für verschiedene Kanäle

Der Datenaustausch zwischen PIM System und angebundenen Systemen kann in beide Richtungen erfolgen. So liefern die Eingangssysteme dem PIM System den nötigen Input für das Daten-Management. Das PIM System gibt gleichzeitig aktualisierte Informationen an die angebundenen Systeme zurück.

Das PIM System führt relevante Produktdaten zusammen, reichert sie mit weiteren Informationen aus den anderen Datenbanken an und strukturiert sie. Im Anschluss veröffentlicht es die Informationen auf den Ausgabekanälen, beispielsweise unterschiedliche Onlineshops, des Unternehmens. Der Datenaustausch und die Datenpflege können dabei in unterschiedlichen Intervallen erfolgen. Je nach Notwendigkeit können Abteilungen wie Marketing und Vertrieb die Datenaktualisierung periodisch zu festgelegten Zeiten oder in Echtzeit vornehmen.

Grafik PIM System Definition
Funktionsweise eines PIM Systems.

PIM Systeme in der Praxis

Über ein PIM System kann ein Unternehmen so Informationen rund um seine Produkte für alle relevanten Kanäle und Zielgruppen verwalten. Und das laufend ohne großen Aufwand. Für Lieferanten sind das elektronische Kataloge. Im E-Commerce stellt das PIM System zentral den Content für Onlineshops und Websites bereit, ohne dass ein Marketplace vergessen wird. Für Online- und Print-Produktkataloge liefert das PIM System Marketing-Abteilungen schnell umfangreiche und vollständige Daten, die für den Kunden relevant sind. Darüber hinaus kann der Vertrieb mittels PIM System neue Sortimentsstrategien entwickeln und Schattensortimente reduzieren. Auch die Produktdokumentation reiht sich in die Anwendungsfelder eines PIM Systems.

PIM, DAM und MAM

Doch warum muss es für das Produktdaten-Management ein PIM System sein? Immerhin sind bereits bekannte Systeme im E-Commerce DAM und MAM. Wie so oft liegt der entscheidende Unterschied der Systeme im Detail.

DAM steht für Digital Asset Management. Anders als ein PIM System verwaltet ein DAM System digitale Inhalte auch ohne spezifischen Produktbezug. Das können Dokument, Bilder, Metadaten und Präsentationen sein. Ein PIM System grenzt sich in erster Linie durch seinen Fokus auf Produktinformationen ab. Bei einem MAM – Media Asset Management – handelt es sich um ein stark spezialisiertes Datenmanagement-System. Der Grund: Hierüber werden ausschließlich digitale Medieninhalte gepflegt (Videos, Fotos und Audio-Dateien). Während ein MAM nur Mediendateien berücksichtigt, kann ein DAM zusätzlich andere Dokumente wie PDFs und Datenblätter einbeziehen.

Das Produktinformationsmanagement (PIM) grenzt sich in beiden Fällen durch seinen strengen Produktbezug von DAM und MAM ab. Anders als DAM und MAM verwaltet ein PIM System ausschließlich produktbezogene Daten – dafür aber in den unterschiedlichsten Formaten. Daher verfügen PIM Systeme meistens über DAM- und MAM-Funktionalitäten.

Wann ist ein PIM System sinnvoll?

Viele Unternehmen fragen sich, ab wann es sich lohnt ein PIM System zu implementieren. Kurz gefasst: Sobald Unternehmen mehrere Ausgabekanäle mit Produktinformationen bespielen, ist es sinnvoll mit einem PIM System zu arbeiten. So bewahren die Abteilungen den Überblick und übersehen keinen Ausgabekanal. Darüber hinaus sprechen ein umfangreicher und/oder wachsender Produktbestand für ein PIM System. Ebenso sind häufige Aktualisierungen ein ausschlaggebender Faktor für den Einsatz von PIM Software. Aber auch heterogene IT-Infrastrukturen und der Wunsch nach mehr Kompatibilität und schlankeren Prozessen können ein PIM System erforderlich machen. Ein nicht weniger wichtiger Aspekt ist die Internationalisierung. Expandiert ein Unternehmen oder dessen Großkunden, sind häufig neue Datenbankstandards die Folge. Über ein PIM System kann das Unternehmen dann Probleme im Datenaustausch vermeiden. Gleichzeitig hiflt die Übersetzungsleistung der PIM Software, Produktinformationen automatisch in verschiedenen Sprachen bereitzustellen.

Welche Vorteile bringt ein PIM System?

Vor allem: Zeitersparnis und Datenqualität. Durch die Konsolidierung fungiert das PIM System als “Single Source of Truth”. Damit sichert das PIM System nachhaltig die Datenqualität. Die zentrale und medienneutrale Datenhaltung sorgt zudem dafür, dass zusätzlich Arbeitsschritte entfallen. Gleichzeitig ermöglicht das System freigeschalteten Mitarbeitern einen standort- und zeitunabhängigen Zugriff auf benötigte Daten und die Übersetzungsleistung die einfache Bespielung internationaler Kanäle.

Bildquellen

  • pexels-anete-lusina-4792285: Pexels
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