PIM System Auswahl: Zehn Tipps zur Wahl des richtigen PIM-Systems

PIM-Systeme sind eine feste Größe in der E-Commerce-Welt. Die Einführung ist ein strategisches Projekt, das eine einheitliche und zentrale Basis für alle Produktinformationen zum Ziel hat. Maximalen Nutzen entfaltet ein PIM-System, wenn es neben der Bereitstellung der Daten für alle Kanäle auch produktiv für andere relevante Unternehmensaufgaben und Kommunikationsziele genutzt wird. Die Anforderungen sind also vielfältig und die Wahl des passenden Systems entscheidet über den Erfolg. Wir geben Dir 10 Tipps, worauf Du bei der PIM System Auswahl achten solltest.

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Tipp 1: Zielbild & Use-Cases festzurren – weg von Feature-Listen

Bevor Du Anbieter:innen evaluierst, definiere Dein Zielbild: Welche Geschäftsziele sollen spürbar profitieren? Häufige Use-Cases sind Onboarding externer Daten (Lieferant:innen, Hersteller), Anreicherung mit Medien und Textbausteinen, Übersetzung/Lokalisierung, kanalgenaue Aussteuerung (Shop, Marktplatz, B2B-Portal, Print/PDF) sowie automatisierte Qualitätsprüfungen. Formuliere dafür Muss- und Kann-Kriterien. Ein Beispiel: „Time-to-List für neue Artikel halbieren“ ist ein starkes, messbares Ziel und schafft Klarheit, welche Funktionen wirklich Priorität haben.

Tipp 2: Datenmodell & Taxonomie sauber denken

PIM steht und fällt mit Struktur. Plane Attribute, Variantenlogik (z. B. Farbe/Größe), Bündel/Sets, Relations (Ersatzteile, Zubehör) und Medienschemata (Bilder, Videos, 3D/AR) von Anfang an. Denke Mehrsprachigkeit konsequent mit – inklusive lokaler Pflichtfelder. Definiere außerdem Validierungsregeln: Was muss vor Freigabe befüllt sein? Welche Formate sind zulässig (z. B. Maßeinheiten, GTIN-Prüfungen)? Je sauberer Dein Modell, desto weniger Sonderlocken brauchst Du später in Workflows und Integrationen.

Tipp 3: Architekturwahl treffen – Monolith, Headless oder Composable

Es gibt nicht das „eine“ Richtige – es gibt das Passende. Monolithen liefern oft breite Funktionsabdeckung „aus einem Guss“. Headless-Lösungen punkten mit entkoppelter Frontend-/Channel-Logik. Composable bedeutet: Du kombinierst spezialisierte Bausteine (z. B. PIM + DAM + Translation + Syndication) über APIs. Prüfe Deinen Reifegrad und starte pragmatisch: MVP für den wichtigsten Kanal, klare Erweiterungspfade für weitere Kanäle. Wichtig: Achte auf dokumentierte, stabile APIs, Webhooks/Events und Versionierung – sie sind die Basis, damit Dein PIM mitwächst, statt zu bremsen.

Tipp 4: Integrationen priorisieren – API-first in der Praxis

PIM ist nie allein. Es hängt am ERP (Stammdaten, Preise), an Shopsystemen/Marktplätzen (Ausspielung), an DAM/MDM (Medien, übergeordnete Daten), Übersetzungs-/Terminologie-Tools, Analytics und manchmal an Print-Automatisierung. Mappe Deine Integrationskette und gewichte Konnektoren nach Business-Impact. Frage im Auswahlprozess konkret nach: Gibt es zertifizierte Konnektoren für Deine Systeme? Welche Throughput-Werte sind realistisch (z. B. Artikel/Minute)? Wie werden Fehler behandelt (Retry, Dead-Letter-Queues)? Fordere eine API-SLA – Latenz, Verfügbarkeit, Throttling-Grenzen.

Tipp 5: Datenqualität & Governance verankern

Ohne Governance wird jedes PIM zum Datengrab. Etabliere Rollen und Rechte (Wer darf was ändern?), Freigabewege (Vier-Augen-Prinzip), regelbasierte Validierungen und Dashboards für Data Health. Lege KPI fest: Vollständigkeit je Kanal, Fehlerquote je Attributgruppe, Time-to-List, Anteil „Ready-to-Publish“. Ein gutes PIM unterstützt Dich mit regelbasierten Prüfungen, Aufgabenlisten und Eskalationen.

Pro-Tipp: Plane regelmäßige „Data Clinics“ ein – kurze Sessions, in denen Teams systematisch Qualitätsprobleme identifizieren und beheben.

Tipp 6: Compliance & Standards mitdenken (GS1, DPP/ESPR, GDSN)

Produktdaten sind reguliert – mal stärker, mal subtil. GS1-Standards (z. B. GTIN, Bildanforderungen, Attributsätze) und der entstehende Digitale Produktpass (DPP) im Rahmen der EU-ESPR wirken sich direkt auf Dein Datenmodell aus. Wenn Du heute „DPP-ready“ modellierst, sparst Du später teure Reworks. Prüfe, ob Dein PIM GS1-konforme Felder, Validierungen und GDSN-Anbindungen unterstützt oder entsprechende Add-ons bietet. Wichtig sind zudem Auditability (wer hat was wann geändert?), Datenherkunft (Provenance) und rechtskonforme Mediennutzung (z. B. Lizenzen, Ablaufdaten).

Tipp 7: AI & Automatisierung gezielt nutzen

Gute Einsatzfelder: Attribut-Vervollständigung aus Herstellerdatenblättern, Dubletten-Erkennung, automatisiertes Tagging von Bildern, Generierung kanaloptimierter Kurztexte oder Übersetzungs-Workflows mit Terminologie-Guardrails. Achte auf Transparenz (Prompt-/Modell-Versionen), Benchmarks (Qualität vs. manuell), Human-in-the-Loop und Rückverfolgbarkeit. Kläre außerdem, wie Anbieter:innen mit sensiblen Produktdaten umgehen (Training/No-Training-Garantien) und ob Du AI-Funktionen modular zuschalten kannst, ohne das Kernsystem zu verbiegen.

Tipp 8: Skalierung, Performance & Sicherheit absichern

Ein schönes Datenmodell hilft wenig, wenn große Kataloge oder Peaks das System ausbremsen. Frage nach Performance-Metriken: Indexierungszeiten bei Voll- und Delta-Publikationen, typische Latenzen, verteilte Caches, Hintergrund-Jobs, Limitierungen bei Varianten (z. B. >100k SKUs pro Kategorie). Sicherheit: Mandantenfähigkeit, fein granulare Berechtigungen, Secrets-Management, Backup/Restore-Prozesse, Disaster-Recovery-Ziele (RPO/RTO) und – falls relevant – Datenresidenz. Für den laufenden Betrieb sind Observability (Logs, Metriken, Tracing) und klare Alarmierungsroutinen Gold wert.

Tipp 9: Kosten & TCO realistisch kalkulieren

Denke über Lizenz/Subscription hinaus. Rechne Implementierung (inkl. Datenmigration), Konnektoren/Adapter, individuelle Erweiterungen, Schulungen/Enablement, laufende Pflege und potenzielle Usage-Gebühren (z. B. API-Calls, AI-Funktionen). Plane außerdem interne Aufwände (Product Owner:in, Data Stewardship) ein. Ein erprobter Ansatz: TCO für 3 Jahre mit konservativen Annahmen, dazu Sensitivitätsanalysen (z. B. +25 % Datenvolumen, +2 Kanäle, +X Übersetzungen). Verhandle Meilensteine statt „Big Bang“ und sichere Dir Preistransparenz für Konnektoren und zukünftige Module.

Tipp 10: Partnerwahl & Projektvorgehen – so wird die PIM System Auswahl ein Erfolg

Ein gutes Produkt scheitert ohne gutes Projekt. Wähle Implementierungspartner:innen mit Branchen-Referenzen, frage nach standardnahen Implementierungen (statt Individual-Wildwuchs) und vereinbare einen Proof of Concept mit Deinen echten Daten. Starte MVP-getrieben (zuerst ein Kanal/Sortiment), definiere klare Erfolgskriterien (KPI-Ziele, Go-/No-Go-Regeln) und plane Change-Management ein: Rollen, Prozesse, Trainings, Guidelines. Nach Go-live gehören Monitoring und kontinuierliche Optimierung (Daten-KPIs, Publisherfolg je Kanal) in den Regelbetrieb – sonst versandet der Effekt.

Fazit: PIM System Auswahl

Die PIM System Auswahl gelingt, wenn Du Business-Ziele, Datenmodell, Architektur und Governance konsequent miteinander verknüpfst – und von Anfang an an Integrationen, Compliance und Betrieb denkst. So bleibt Dein PIM nicht nur heute tragfähig, sondern wächst mit neuen Kanälen, Sortimenten und regulatorischen Anforderungen mit. Der Weg dorthin ist pragmatisch: MVP, klare KPIs, schnelle Lernschleifen – und ein System, das APIs, Automatisierung und Standards ernst nimmt.