Gesendete Mails landen im Spam? So retten Sie Ihre Mails vor dem Spam-Ordner

Spam-Mails gibt es fast genauso lange, wie es E-Mails gibt. Statistiken wie die Studie „E-Mails und Spam-E-Mails in der Wirtschaft in Deutschland“ des BSI zeigen, dass Spam ein immer noch häufiger Gast im Posteingang ist: 56 Prozent des wirtschaftlichen Mail-Verkehrs in Deutschland gehen auf das Konto von Spam-Mails. Die Zahlen waren eine Zeit lang rückläufig. Inzwischen steigt die Spam-Ratio laut BSI jedoch wieder an. Und dabei sind sie für Marketeers genauso unerfreulich, wie für Mail-Empfänger. Denn oftmals filtern Mail-Programme auch Kampagnen-Mails. Gesendete Mails landen im Spam und Kund:innen werden nicht erreicht. Wir erklären Ihnen, wie Spamfilter arbeiten und worauf Sie achten sollten, damit Ihre Kampagnen-Mails nicht im Spam-Ordner untergehen und Sie Ihre Kund:innen wieder besser erreichen.

Obwohl Spamfilter mit immer raffinierteren Technologien aussortieren, liegt ihre Erfolgsquote noch nicht bei hundert Prozent. Zu strenge Filter führt oft zum Problem: Marketing-E-Mails erreichen den für sie bestimmten Posteingang nicht. Gesendete Mails landen im Spam – und finden in der Regel damit nur noch den Weg in den digitalen Papierkorb. Umsatzeinbußen, geringes Wachstum und eine schwache Kundenbindung sind die Folgen. Doch warum landet eine Mail überhaupt im Spam-Ordner? Worauf sollten Marketeers achten, wenn sie Marketing-Mailings versenden? Und was wird eigentlich unter einer Spam-Mail verstanden? Dieser Beitrag liefert Ihnen Antworten und klärt die Frage, worauf Unternehmen beim Senden von Kampagnen-Mails achten sollten.

Spam-Mail: Definition und Problematik

Der Begriff „Spam“ stammt aus dem Englischen und steht allgemein übersetzt für „Müll“. Daher werden Spam-Mails oft auch als „Junk“-Mails (engl. ebenfalls „Müll“) bezeichnet. Unter einer solchen werden unerwünschte und teils mit bösartigen Inhalten versehene E-Mails verstanden. Sie bringen Empfängern keinen Nutzen, sondern nerven oder können die Geräte der Mail-Empfänger schlimmstenfalls mit schädlicher Software infizieren.

Zwei Arten von Spam-Mails

Oftmals werden Spam-Mails von den „Spammern“, also den Absendern solcher Mails, mit betrügerischer Absicht versendet. Solche E-Mails fallen unter die kriminell motivierten Mailings. In solchen Fällen handelt es sich beispielsweise um eine Phishing-Mail. Im Marketing werden Mails als Spam-Mail verstanden, die von Kund:innen nicht gewollt sind. Also E-Mails, die nicht auf das Abonnieren eines Newsletters o.ä. zurückzuführen sind (Unsolicited Commercial Email). Aber auch Massen-Mails (Unsolicited Bulk Email) gehören zum Spam im Marketing-Bereich und damit auf die schwarze Liste.

Spam-Mails wirken sich negativ auf den Mailing-Erfolg aus

Spam-Mails haben erheblichen Einfluss auf die Zustellbarkeitsrate Ihrer E-Mails. Das geht unter anderem aus der Return Path Deliverability Benchmark hervor. Der Bericht betrachtet den Anteil weltweit versendeter E-Mails, die nicht im Posteingang des Empfängers landen. Für Deutschland lag dieser Wert 2018 bei 17 Prozent. Von den nicht im Ziel-Ordner – dem Posteingang – gelandeten E-Mails wurden sechs Prozent von Mail-Programmen als Spam gefiltert. Elf Prozent wurden wiederum anderweitig geblockt. Doch nicht nur die Tatsache, das fast jede Fünfte Mail nicht im Empfänger-Posteingang landet, ist ein Problem. Auch technisch wirkt sich die Deklaration als Spam-Mail negativ auf den Mailing-Erfolg eines Unternehmens aus. Der Grund: Sobald ein Internetanbieter, kurz ISP (Internet Service Provider) eine Mail als Spam gekennzeichnet hat, steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre künftigen Mail-Kampagnen oder sogar alle E-Mails Ihrer spezifischen Versand-E-Mail-Adresse blockiert bzw. aussortiert werden. Die sinkende Zustellbarkeitsrate ist damit ein für Marketeers erhebliches Problem, denn die Kosten für Mail-Kampagnen – E-Mail Programme und Personalkosten – bleiben weiterhin bestehen.

Spam-Richtlinien: In diesen Fällen landen gesendete Mails im Spam

Warum aber landen gesendete Mails eigentlich im Spam? Diese Frage treibt viele Marketeers um. Vor allem dann, wenn Mail-Kampagnen auffallend schlecht laufen. Wer als Versender aktiv vermeiden will, dass seine Nachrichten im Spam landen, sollte sich mit den grundlegendsten E-Mail-Bestimmungen und den geltenden Spam-Gesetzen vertraut machen. Für international agierende Unternehmen gilt dabei: Betrachten Sie länderspezifische Richtlinien. Zudem können Best Practice-Beispiele zusätzlich praktisches Wissen zum Planen von Marketing-Kampagnen vermitteln und dabei Tipps liefern, wie Sie den Weg in den Spam-Ordner am besten vermeiden können. Grundsätzlich hilft es Marketeers bereits weiter, sich über die grundlegende Arbeitsweise von Spamfiltern im Klaren zu sein, auch wenn das Bewertungssystem immer abhängig vom jeweiligen Mail-Programm ist. Allerdings sollten Sie beachten, dass aufgrund der unterschiedlichen Bewertungssysteme mitunter ein Anbieter eine Mail als Spam kennzeichnet, während andere Programme sie als „normale“ E-Mail einstufen. Wir zeigen Ihnen, wie E-Mail Programme und Internet Service Provider beim Spamfiltern generell vorgehen.

1. Kontrolle durch die E-Mail Marketing Software (ESP)

Sobald Sie als Absender der E-Mail auf „Senden“ klicken, laufen einige automatische Prozesse innerhalb Ihrer E-Mail Marketing Software (dem E-Mail Service Provider – ESP) ab. Die Software fügt Ihrer E-Mail eine Digitale Signatur hinzu und wandelt den E-Mail Header sowie den Inhalt um. Außerdem bewertet sie die Textlänge, Wort- und Zeichenwahl und checkt Ihre versendete E-Mail auf Spam oder schädliche Software. Zuletzt kontrolliert die ESP noch die DNS in der Mail, um sicherzustellen, dass die Empfänger der E-Mail auch existieren. Erst nach der erfolgreichen Prüfung all dieser Punkte kommt es zum tatsächlichen Versand Ihrer Mail.

2. Kontrolle durch den Internet Service Provider des Empfängers in zwei Stufen

Die erste Kontrolle durch den ISP des Empfängers erfolgt, sobald die E-Mail beim Ziel E-Mail Client ankommt. Dieser prüft die Mail dann auf die Absenderreputation. Genau hier liegt auch ein mögliches Problem für Marketeers: Gerät die Adresse von Ihnen auf die E-Mail Blacklist (z.B., weil bereits vorher vermeintlicher Spam „erkannt“ wurde), dann werden alle Mails dieser Versand-Adresse vom E-Mail Client als solcher deklariert. Im Anschluss an die Reputationsprüfung checkt der Client das Sender Policy Framework (SPF) und die Digitale Signatur der E-Mail. Hinzu kommt die Prüfung der Metadaten, des Mail-Formats sowie des HTML-Codes und der freie Speicherplatz im Empfänger-Postfach. Nur, wenn alle vier Aspekte auf „Grün“ stehen, gelangt die E-Mail letztlich ins Eingangspostfach. Andernfalls wird sie abgewiesen. Die zweite Kontrolle durch den Empfänger-ISP erfolgt noch im Anschluss. Dabei gleicht der E-Mail Client die Mail ein zweites Mal mit dem eigenen Spamfilter (also den softwareeigenen Bewertungskriterien) und die Absender-Reputation mit der eigenen Blackmail-Liste ab. An diesem Punkt entscheidet sich, ob die E-Mail im Spam-Ordner oder im normalen Posteingang eingeht. Da die Spamfilter individuell verschieden je nach E-Mail-Programm sind, hilft es wenig, jedes einzelne Bewertungssystem bei Ihren E-Mails abdecken zu wollen. Das ist schlicht nicht möglich. Allerdings können Sie einige Punkte beachten, damit gesendete Mails nicht im Spam landen.

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10 Tipps, damit Ihre Mails nicht im Spam landen

E-Mail Marketing gehört zu den wichtigsten Bausteinen für Marketeers. Umso gravierender, wenn die Reputation der Absender-Adressen leidet und sie auf der Mail-Blacklist von E-Mail-Programmen stehen. Damit gehen Conversions auf Dauer verloren. Umso wichtiger ist es für Sie, die folgenden Informationen zu beachten.

Technische Aspekte

1. Verifikation der Domain für einen seriösen Absender: Sie ist die wohl wichtigste Maßnahme. Systeme wie SPF, DKIM (DomainKeys Identified Mail) oder DMARC (Domain-based Message Authentification, Reporting and Conformance) zeigen Internet Service Providern, dass es sich um einen seriösen Absender handelt.
2. Auswahl der Absender-Adressen – Verknüpfung mit aktiver Website: Die von Ihnen genutzte E-Mail-Adresse sollte keine kostenfreie webbasierte Adresse sein. Vielmehr sollten Sie Ihre Versand-Adresse mit einer aktiven Website verknüpfen. So könnte Ihre E-Mail-Adresse zum Beispiel newsletter@ihre-website.de lauten. Vermeiden sollten Sie nach Möglichkeit aber Adressen wie noreply@ihre-website.de. Empfänger sollten auf Ihre E-Mails antworten können. Die Antwort-Option gehört zu den vom ISP geprüften Faktoren bei der Absenderreputation.
3. Bei erstmaligem Versand eine dedizierte IP-Adresse verwenden: Nutzen Sie für Ihr E-Mail-Marketing eine dedizierte IP-Adresse. Also eine, die ausschließlich Ihnen als einzigem Absender zugeteilt wird. Damit haben sie vor dem ersten Versenden eine neutrale Reputation.

Aspekte der Datenqualität

1. Keine gekauften E-Mail-Adressen und Kontaktlisten nutzen: Bauen Sie Ihre Kontaktlisten spamsicher auf. Abgesehen vom Thema DSGVO sollten Sie daher keine E-Mail-Adressen kaufen. Denn die Empfänger kennen Ihr Unternehmen nicht bzw. fühlen sich ggf. von den gesendeten Mails genervt und markieren diese mitunter als Spam. Das wirkt sich negativ auf ihre Absenderreputation aus und erhöht die Wahrscheinlichkeit, das sich Ihre E-Mail-Kampagnen im Spam-Ordner wiederfinden.
2. Verwendung des Double Opt-In-Verfahrens: Dieser Punkt gilt spätestens seit Einführung der DSGVO. Das Double Opt-In-Verfahren ist mittlerweile Pflicht.
3. Regelmäßige Bereinigung der Kontaktlisten: Gerade, wenn Ihre Mailings über einen längeren Zeitraum ungeöffnet gelöscht werden oder ungelesen im Posteingang verbleiben, sollten Sie Ihre Kontaktliste bereinigen. Dabei und bei der gesamten Datenverwaltung kann Ihnen eine CRM System helfen. Sie wollen mehr Informationen zu CRM Systemen? Dann lesen Sie dazu unser Whitepaper „CRM Software in der Praxis“. Entfernen Sie inaktive Empfänger, wenn Reaktivierungs-Kampagnen nicht zum Erfolg führen. Und werten Sie Rückläufer, sogenannte Bounces, aus. Löschen Sie ebenfalls E-Mail-Adressen aus der Kontaktliste, bei denen die Mail nicht zugestellt werden konnte. Mit der Bereinigung der Kontaktliste verbessern Sie Ihre Absenderreputation.

Redaktionelle Aspekte

1. Gute E-Mail-Betreffzeile: Sie entscheidet in der Regel darüber, ob Ihre E-Mail überhaupt gelesen wird. Die Betreffzeile sollte interessant sein, um die Öffnungsrate und damit Ihre Absenderreputation zu verbessern.
2. Spamwörter vermeiden: Keywords gehören auch in eine E-Mail. Allerdings sollten Sie dabei auf Spamwörter achten. Bestimmte Begriffe werden negativ von Filtern eingestuft. Das betrifft vor allem Wörter zu Themen aus dem Bereich Finanzen, Glücksspiel, Dating und Pharma, die häufig in Spamwellen genutzt werden. Spamgefährdete Begriffe finden Sie in umfangreichen Listen, wie der Spamwörter-Liste von Benchmark.
3. Text-Bild-Verhältnis beachten: Als ein ausgewogenes Text-Bild-Verhältnis gilt zum Beispiel 60:40 oder 70:30. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre E-Mail nicht mehr Bilder als Text enthält.
4. Regelmäßiger E-Mail-Versand: Senden Sie regelmäßig Newsletter & Co. In der Regel ist das in einem guten Marketing natürlich bereits der Fall. Der Grund für diesen Punkt: Verschicken Sie zu selten Mailings, steigt die Wahrscheinlichkeit, beim Empfänger in Vergessenheit zu geraten – und damit schneller als Spam markiert zu werden, sobald eine E-Mail eintrifft.
5. Spamtests: Zuletzt sollten Sie von Spamtests Gebrauch machen. Viele Programme bieten diese Option standardmäßig an. Prüfen Sie Ihre Nachrichten daher vor der regulären Aussendung. Die Tests geben Ihnen anhand eines „Spam Score“ an, wie wahrscheinlich Ihre Nachrichten in den Spam-Ordner geraten. Passen Sie die E-Mail entsprechend des Ergebnisses ggf. an.

Fazit:

Spam-Versender arbeiten mit raffinierten Tricks, die sich permanent an neue Filter-Technologien anpassen und diese zu umgehen versuchen. Als Marketing-Verantwortlicher entstehen hier besondere Herausforderungen, um die eigene Marketing-Mails sicher in die Postfächer zuzustellen und nachhaltig Vertrauen bei den Empfängern aufzubauen. Neben einem guten Kundenkontakt und dem Sammeln spezifischer Kundendaten sind die oben genannten Aspekte zu beachten. Personalisieren Sie die Inhalte der Nachrichten größtmöglich, um sich damit erfolgreich von Spam-Versendern abzugrenzen. Stellen Sie die technischen und redaktionellen Rahmenbedingungen für „gute“ E-Mails sicher und pflegen Sie Ihre Adresslisten. Sie wollen noch mehr zum E-Mail-Marketing erfahren? Dann lesen Sie dazu unseren Beitrag zu einer aktuellen E-Mail-Studie.