Die Webinar-Strategie für Unternehmen – Ein Leitfaden mit Webinar Checkliste

In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen und Freelancer immer wichtiger, mit Webinaren den eigenen Vertrieb zu digitalisieren. Aber wie fängt man an? Was ist die richtige Webinar-Software? Was macht ein Webinar erfolgreich? Und wie mache ich die eigenen Webinare bekannt? Diese und weitere Fragen sollten in einer Webinar Strategie beantwortet werden. Am Ende des Artikels können Sie sich zudem die Webinar Checkliste für Ihre eigene Webinar Strategie herunterladen. Wenn Sie die Strategie fertig haben, lesen Sie hier, wie Sie Webinare operativ umsetzen.  

Mein erstes Webinar habe ich vor einigen Jahren zum Thema Facebook Marketing gehalten. Eigentlich sollte es ein Teaser sein, um die eigentliche Präsenz-Veranstaltung zu bewerben. Aus diesem Grund war das Webinar auch kostenfrei. Mir wurde ein Moderator zur Seite gestellt, der mich 5 Minuten vor dem Start des Webinars briefte. Ich rechnete mit 30 bis 40 Teilnehmern. Eine Minute vor dem Start gab mir der Moderator die tatsächliche Zahl der Webinar Teilnehmer bekannt: Es waren 987! Ich kauerte allein in meinem Büro vor dem Rechner und durfte die nächste Stunde knapp Tausend Menschen durch die Marketing-Aktionspotentiale von Facebook führen. Eigentlich klappte es gut. Am Ende machte ich allerdings einen taktischen Fehler. Ich fragte, ob noch jemand eine Frage hat. Sie können sich vorstellen, wie viele Fragezeichen über den Chatverlauf flogen. Der Moderator reagierte schnell und wählte aus dem entstehenden Fragenkatalog ein paar Fragen aus, die ich beantworten konnte.

Seit diesem ersten Webinar habe ich einige weitere Webinare und viele Online-Trainings durchgeführt (wie zum Beispiel den Content Marketing Masterplan). Mein Fazit: Es gibt eine Menge Aspekte, die man bei der Planung und Durchführung von Webinaren berücksichtigen sollte. Damit Sie nicht ins kalte Wasser geworfen werden, stelle ich Ihnen einen Leitfaden zur Verfügung, mit dem Sie Ihre eigene Webinar Strategie entwickeln und umsetzen können. Und falls Sie selbst nach Webinaren zu Online Marketing und E-Commerce suchen, schauen Sie doch mal auf unserem Webinar Kalender.

Definition. Was ist ein Webinar

Bei einem Webinar handelt es sich um ein Seminar bzw. ein Trainingskurs, der online stattfindet. Mit Hilfe von Webinar Software können mehrere Personen an einem Webinar teilnehmen, bei dem der Webinar Trainer entweder sein Bild über die Webcam überträgt, oder seinen Bildschirm teilt. Auch Mischformen werden mit einigen Webinar Lösungen realisiert. Ebenso bieten einige Webinar Tools die Möglichkeit, Umfragen unter den Teilnehmern durchzuführen sowie in Form von Chats einen Dialog aufzubauen. Übrigens wurde das Wort „Webinar“ beim Deutschen Patentamt als Wortmarke eingetragen.

Vorteile und Nachteile von Webinaren

Die Teilnahme an einem Webinar ist mit weniger Aufwand verbunden, da die Webinar Teilnehmer keine Reisekosten und keine Reisezeit haben. Stattdessen können sie von ihrem Rechner aus das Webinar mitverfolgen. Ein weiterer Vorteil besteht in der Möglichkeit, Webinare aufzuzeichnen und über den Live-Zeitraum der Ausstrahlung hinaus als Präsentation nutzbar zu machen. Darüber hinaus ist bei Webinaren eine größere Zahl Teilnehmer möglich. Während ein Präsenztraining eine Limitation in der Größe des Raums hat, kann ein Webinar theoretisch beliebig viele Teilnehmer verwalten. Eine Beschränkung gibt an dieser Stelle lediglich die Webinar Software, die nur für eine bestimmte Zahl Teilnehmer lizenziert wird.

Nachteile bestehen in technischen Restriktionen und Anfälligkeiten. Je nach Breite der Internetleitung und der Professionalität der Software werden Inhalte nur in begrenzter Qualität übertragen. Wenn beispielsweise innerhalb des Webinars Filme gezeigt werden, die auf einer Powerpoint-Präsentation enthalten sind, werden die Filme nicht in der gleichen Qualität übertragen wie auf dem Bildschirm des Webinar Trainers. Auch die physische Präsenz eines Trainers ist nicht mit der digitalen Präsenz vergleichbar, da der Trainer die Teilnehmer in der Regel nicht sieht und daher nur begrenzt auf den einzelnen eingehen kann.

Ziele einer Webinar Strategie

Einfach loslegen und das erste Webinar ins Netz bringen? Davon kann ich nur abraten. Je nach Größe des Unternehmens braucht man nicht unbedingt eine Riesenstrategie, aber einige Vorgedanken und ein Konzept sind zu empfehlen, damit die Chance auf Erfolg hoch sind. Bei größeren Unternehmen ist ein strategisches Konzept grunsätzlich durchaus zu empfehlen, damit sich der Webinar-Verantwortliche gegenüber seinen Vorgesetzten absichert. Die Webinar Strategie soll zudem eine Grundlage für alle Aktivitäten und die Messbarkeit dieser Aktivitäten schaffen, die im Zusammenhang mit Webinaren angegangen werden sollen.

Ohne Ziel ist jeder Weg richtig. Damit Sie die Schritte und Aktivitäten Ihrer Webinar Strategie messen können, müssen Sie zunächst ein paar Ziele festlegen. Was wollen Sie mit Webinaren erreichen? Im Folgenden ein paar Inspirationen:

• Mit Webinaren wollen wir neue Leads für unsere Produkte / Dienstleistungen generieren
• Mit dem Einsatz von Webinaren wollen wir die Nutzbarkeit unserer Produkte erhöhen und damit für mehr Kundenzufriedenheit sorgen
• Mit Webinaren wollen wir das Onboarding neuer Mitarbeiter vereinfachen
• Webinare sollen als Alternative zum Präsenz-Seminar verkauft werden, so dass neue Umsätze entstehen
• Die Community der Kunden soll mit Hilfe von Webinaren verbunden werden, damit soll die Kundenbindung gesteigert werden

Hinter jedem Ziel besteht die Möglichkeit, konkrete Key Performance Indikatoren (KPIs), also Messwerte zu setzen. Leiten Sie daher von Ihren gesetzten Zielen Zahlen ab, die Sie ab dem Start Ihrer Webinar Strategie regelmäßig kontrollieren. Ein kleiner Tipp: Entwickeln Sie auf Excel- oder Powerpoint-Basis ein KPI Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick zeigt. Das dient auch als Reporting für Sie und die Geschäftsleitung. Hier zeigt sich mittelfristig, ob sich die Webinare für das Unternehmen rechnen. Prüfen Sie bei Ihrem Ziel-Konzept unbedingt, von welchen weiteren Parametern die Zielerreichung abhängig ist.

Im weiteren Verlauf der Webinar-Strategie gehen wir auf Kosten und notwendige Budgets ein. Auch Entscheider im Unternehmen und IT Verantwortliche sind typische Ressourcen, die auf die Ziele wirken. Bei größeren Unternehmen müssen Sie in Ihrem Webinar Konzept diese Abhängigkeiten ausformulieren.

Diese Rollen sind zu verteilen

Wie schon erwähnt sind mehrere Menschen bzw. Rollen an einem Webinar beteiligt. Unabhängig vom Thema der Veranstaltung.

Der Entscheider

Wenn Sie Freelancer sind oder in einem kleinen Unternehmen arbeiten, ist der Entscheider schnell gefunden. Bei größeren Firmen brauchen Sie ausgefeilte Konzepte und eine einfach strukturierte Entscheidungsgrundlage, die Sie der Geschäftsleitung vorlegen müssen. Ohne den Entscheider wird kein Webinar Konzept verabschiedet.

Der Webinar Trainer

Wer führt durch das Webinar? Das ist abhängig von den Inhalten des Webinars. Werden Sie selbst der Webinar Trainer sein? Wer auch immer dafür verantwortlich ist: Der Webinar Trainer sollte bestenfalls bereits Erfahrung mit der Durchführung von Webinaren haben. Ansonsten sollte er oder sie zunächst im kleinsten Kreis 2-3 Webinare durchführen, Erfahrungen dokumentieren und erst dann mit den eigentlich geplanten Webinaren starten.

Der Moderator

Bei kleinen Webinaren mit wenigen Teilnehmern ist der Einsatz eines Moderators zu viel des Guten. Falls Sie aber mit fremden Webinar Trainern arbeiten und von einer größeren Zahl an Teilnehmern (mindestens 20) ausgehen, rate ich dazu, einen Moderator hinzuzuziehen. Er führt durch das Webinar, kann ein paar wichtige Fragen an den Trainer stellen und ihn auch zu Beginn des Webinars anmoderieren sowie am Ende abmoderieren. Bestenfalls sollte er ein paar Tage vor dem Webinar mit dem Trainer telefonieren und ein paar Moderationsfragen abklären, die er gern im Webinar stellen würde.

Der IT Verantwortliche

Für die technisch einwandfreie Durchführung des Webinars sollte ein IT Verantwortlicher aus dem Unternehmen das Webinar betreuen. Neben der Software sollte auch die Webinar-Hardware funktionieren. Ist das Headset korrekt angeschlossen? Ist die Webcam ausgerichtet? Der IT-Admin sollte auch zu den technischen externen Dienstleistern des Webinars Ansprechpartner haben, die er im Problemfall sofort anrufen kann.

Ein Tipp: Lassen Sie vom IT Verantwortlichen eine Checkliste erstellen, die vor jedem Webinar durchlaufen werden sollte.

Der Controller

Die festgelegten Ziele der Webinar Strategie sollten kontrolliert werden. Der Controller befüllt das KPI Dashboard und informiert die anderen Stakeholder darüber, was gut und weniger gut funktioniert. Spielen Sie einmal den Webinar-Prozess durch. Wer ist zu welchem Zeitpunkt beteiligt? Wer hat welche Aufgaben? Zeichnen Sie den Prozess auf und teilen Sie dieses Wissen anschließend mit den anderen Stakeholdern. Tipp: Vielleicht machen Sie daraus Ihr erstes Webinar?

Webinar Inhalte planen

Die Inhalte eines Webinars leiten sich immer von den Zielen ab, die Sie erreichen wollen. Einmal mehr merken Sie, wie wichtig zu Beginn das Formulieren von Zielen für Ihre Webinar Strategie ist. Um die Planung von Inhalten zu erläutern, nehmen wir uns ein Beispiel aus den aufgelisteten Zielen. Wenn Sie mit Webinaren neue Leads für Ihre Produkte generieren möchten, dann sollten sich die Inhalte von den Interessen Ihrer Zielgruppe ableiten. Reine Produkt-Videos sind hier nicht gefragt. Wir bedienen uns bei der Konzeption von Webinar Inhalten immer an den Grundsätzen des Content Marketings.

Nehmen wir als Beispiel die Hersteller von Software. Diese bieten zwar Webinare an, wie man deren Software effizient einsetzt. Solche sind aber nicht für die Generierung von Leads gedacht, sondern für die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Darüber hinaus finden Sie bei Softwareanbietern aber Webinare, in denen Ergebnisse von Studien präsentiert werden. Die Studien haben erst einmal nichts mit den Softwareprodukten zu tun. Die Hersteller haben durch die Analyse der Zielgruppe erkannt, welche Needs und Pains vorhanden sind. Darauf bezogen wird Content produziert und in verschiedenen Formaten aufbereitet – natürlich auch in Form von Webinaren.

Was heißt das für Sie? Ich hoffe, Sie setzen bereits auf Content Marketing. In diesem Fall haben Sie auch schon einige Inhalte erstellt. Ob als Whitepaper, als Artikel auf Ihrem Blog/ Ihrer Website oder als Vortrag auf externen Events. Diese Inhalte sollten Sie noch einmal zusammentragen und prüfen, welche davon auf Ihr Ziel ausgerichtet sind und in Form eines Webinars neu genutzt werden können. Damit reduzieren Sie Ihren Aufwand und können schneller mit einem Webinar an den Markt gehen.

Falls Sie die 8 Phasen für die Entwicklung von Content auf Basis von Content Marketing noch nicht kennen, lesen Sie bitte diesen Vertiefungsartikel:https://www.contentmanager.de/nachrichten/die-8-phasen-des-content-marketing-prozesses/)

Im Übrigen rate ich dazu, einen eigenen Redaktionsplan für Webinare zu erstellen und das Webinar als neuen Kanal zur bestehenden Kanalstrategie hinzuzufügen.

Apropos Aufwand: Innerhalb Ihres Webinars kann es zwischendurch immer einmal sinnvoll sein, auf eine Powerpoint-Präsentation zurückzugreifen. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie die Präsentation im Webinar optimieren können.

Die Kanalstrategie für Webinare

Auf welchen Kanälen können die eigenen Webinare integriert werden? Hier sind sowohl eigene Kanäle (owned media) als auch externe Kanäle (earned und paid media) in die Strategie einzubeziehen. Zu den eigenen Kanälen zählt die Website, der Blog, die Social Media Kanäle und die offline verfügbaren Kanäle. Wenn Sie am Point of Sale sitzen, können Sie auch dort mit Plakaten auf Ihre Webinare aufmerksam machen. Die paid Media Kanäle für Webinare sind vor allem Display Ads und Social Media Ads. Wir bekommen zudem bei contentmanager.de viele Anfragen von Webinar-Anbietern, die über unseren Newsletter auf ihre Webinare aufmerksam machen wollen. Damit Sie auf Earned Media Kanälen stattfinden, eignen sich spezialisierte PR Agenturen. Alternativ recherchieren Sie Online-Portale, die über Webinare und Ihre Webinar-Themen berichten. Darüber hinaus gibt es ein paar Portale, die Webinarkalender veröffentlichen und dort einen Überblick über thematisch zusammenhängende Webinare bieten. Dazu zählt auch unser Webinarkalender. Hier können Sie Ihr eigenes Webinar eintragen.

Wenn man so möchte, kann man auch die Influencer als einen Kanal der Kanalstrategie betrachten. Wenn Sie Influencer in Ihre Webinare einbeziehen, denken Sie daran, deren Reichweite mit zu nutzen. Was auf den ersten Blick logisch und einfach klingt, bedarf ein paar Überlegungen. Damit ein Influencer auf Ihr Webinar aufmerksam macht und seine eigene authentische Reichweite einsetzt, muss er einen Mehrwert sowohl für sich (persönlicher Mehrwert) als auch für seine Reichweite (sozialer Kontext) verspüren. Alternativ können Sie Influencer dafür bezahlen, in diesem Fall zählt dann der Influencer Kanal zu den Paid Media.

Lesen Sie hier unseren kompletten Artikel mit 12 Tipps, wie man Webinare bewerben kann.

Webinar Software Tools auswählen

Haben Sie noch keine Webinar Software im Einsatz? Es gibt am Markt eine Menge an Webinar Software Tools. Finden Sie hier unseren Softwarevergleich zu Webinar-Tools. In diesem erhalten Sie nicht nur Informationen zu Funktionen der Tools, sondern auch zur Branchenspezialisierung, Schnittstellen der Tools und mehr.

Funktionen von Webinar-Tools

• Chat-Funktion
• Umfrage-Funktion
• Screen-Sharing
• Live-Streaming zu anderen Plattformen wie Facebook und YouTube
• Limitation der Teilnehmerzahl
• Moderator-Funktion
• Whitelabel und Corporate Identity Integration
• Analyse-Funktionen
• Bezahl-Schnittstellen / E-Commerce-Funktionen
• Aufzeichnungs-Option
• Dauer-Limitierung pro Webinar

Die Kosten von Webinaren

Bei der Kostenbetrachtung fällt die Webinar-Software als erstes ins Auge. Allerdings ist die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung durchaus mit ins Kalkül einzubeziehen, Schließlich geht es um Ihre Ressource und die der weiteren Stakeholder, die in den Webinar-Prozess einbezogen werden. Für eine Kostenbetrachtung und Berechnung stellen Sie folgende Kennzahlen zusammen:

Webinar Software Kosten

Je nach Webinar Software entstehen Kosten von wenigen Euros pro Monat bis zu mehreren Tausend Euro.

Webinar Hardware

Bei der Hardware handelt es sich vor allem um Anschaffungskosten für geeignete Headsets und ggfs. ein kleines Webinar-Studio, das auch Corporate Identity schafft.

Webinar Design

Wenn Sie Webinare „nur“ in Ihre bestehenden Artikel einbeziehen, entstehen an dieser Stelle keine weiteren Kosten. Falls Sie eine eigene digitale Webinar-Plattform planen, kalkulieren Sie dazu Designkosten und ggfs. auch Hosting-Kosten ein.

Webinar Vermarktungskosten

Wenn Sie Webinare bewerben, entstehen schnell weitere Kosten. Ob für die Schaltung von Display Ads, Newsletter-Werbung oder Social Ads (etwa auf Twitter oder LinkedIn). Damit Sie genügend Teilnehmer gewinnen, müssen Sie Ihre Webinare vermarkten. Gerade auch auf Business-Plattformen wie LinkedIn biete sich hier Reichweite. Die Vermatktungskosten stellen Sie in diesem Block zusammen.

Mitarbeiter-Sätze und externe Dienstleister

Kalkulieren Sie, wie viel Zeit in die Webinar Operations investiert wird und rechnen Sie aus, welche Kosten tatsächlich durch den Mitarbeiter-Einsatz und den Einsatz externer Dienstleister entstehen. Wenn Sie zum Beispiel in Ihren Webinaren regelmäßig professionelle Video-Schnitte integrieren möchten, müssen Sie dazu externe Dienstleisterkosten einbeziehen.

Alle laufenden Kosten können Sie anschließend auf das einzelne Webinar umrechnen und dagegen die Erträge setzen – zum Beispiel in Form von verkauften Webinaren, generierten Leads, etc. Diese Zahlen sollten in Ihrem Webinar KPI Dashboard einfließen. Damit steht Ihre Webinar Strategie!

Webinar Checkliste für Ihre Webinar Strategie

Laden Sie sich hier Ihre Checkliste für die eigene Webinar-Strategie herunter. Sie fasst zum einen die hier erklärten Aspekte zusammen und ergänzt diese zum anderen um ein paar praktische Aufgaben, damit Sie an alles gedacht haben.

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