Webinare erstellen – Der komplette Guide von Ablaufplan bis Didaktik


Webinar erstellen

In einem vorherigen Artikel haben wir uns mit einer Webinar Strategie beschĂ€ftigt. Auf contentmanager.de beschĂ€ftigen wir uns intensiv mit Webinaren und haben einen eigenen Webinar-Kalender fĂŒr Leser geschaffen. Wie man auf Basis einer Strategie nun eigene Webinare erstellen und durchfĂŒhren kann, erklĂ€rt dieser Artikel.

Die Webinar-Strategie ist fertig. Sie haben bereits festgelegt, welche Ziele Sie mit Ihrem Webinar erreichen wollen. Die Rollen sind festgelegt. Die Inhalte sind zumindest grob geplant. Die Software ist ausgewĂ€hlt (Hier finden Sie unseren Software-Vergleich zu Webinartools). Die Kanalstrategie fĂŒr die Vermarktung steht. Jetzt geht es um die konkrete Umsetzung und DurchfĂŒhrung des Webinars. Damit Sie bei Ihrem Webinar keine Fehler machen, haben wir Ihnen noch eine Checkliste mit den 20 grĂ¶ĂŸten Fallstricken bei der DurchfĂŒhrung von Webinaren erstellt. Diese Checkliste können Sie hier herunterladen:

Checkliste: Die 20 grĂ¶ĂŸten Fehler bei der DurchfĂŒhrung von Webinaren


Mit Klick auf den Download-Button willigen Sie ein, dass Ihre Firmen-E-Mail-Adresse und Ihr Firmenname an Contentmanager.de (Digital Diamant GmbH) zur werblichen Ansprache auch per E-Mail und zur Markt- und Meinungsforschung ĂŒbermittelt werden dĂŒrfen. Mit Ihrer Einwilligung erhalten Sie auch automatisch den contentmanager.de-Newsletter. Die ErklĂ€rung ist jederzeit ĂŒber einen Link in jeder E-Mail widerrufbar.

Das Webinar vorbereiten

Das Webinar-Briefing

FĂŒr jedes zu erstellende Webinar sollten Sie einen Einseiter vorbereiten, der als Briefing Dokument dient. Alle Personen, die mit der Erstellung, DurchfĂŒhrung oder Nachbereitung des Webinars mit einer Rolle bekleidet sind, sollten das Briefing Dokument erhalten haben. Hier ein paar Aspekte, die sich in einem Webinar Briefing wiederfinden sollten:

  • Titel des Webinars
  • Zeit (Tag und Uhrzeit)
  • LĂ€nge des Webinars
  • Autor/ Trainer des Webinars inkl. Background (Warum kann er dieses Thema vermitteln? Woher rĂŒhrt seine Expertise)
  • Beschreibung (Inhalt) des Webinars
  • Zielgruppe
  • Welche Vorteile hat die Zielgruppe, wenn sie am Webinar teilnimmt?
  • Website fĂŒr die Anmeldung
  • Software-Einsatz
  • Hardware-Einsatz

Lesen Sie hier, welche Hardware Sie fĂŒr ein Webinar benötigen.

Die Webinar Landing Page

Auf der Landing Page des Webinars erklĂ€ren Sie das komplette Webinar. Alle Inhalte, die Sie im Webinar Briefing festgelegt haben, werden auf der Landing Page ausformuliert. Arbeiten Sie klar die Vorteile fĂŒr die Teilnehmer heraus. Folgende Bausteine finden sich auf Ihrer Landingpage wieder:

  • Webinar Beschreibung mit Eigenschaften (siehe Webinar Briefing)
  • AusfĂŒhrliche Vorstellung der Webinar Trainer
  • Bildmaterial
  • Ggfs vorab Downloadmaterial, was fĂŒr das Webinar benötigt wird
  • Nach Möglichkeit ein kleines Teaser-Video
  • Trust Injections (Zum Beispiel Siegel, etc.)
  • Stimmen ehemaliger Teilnehmer, falls das Webinar schon einmal durchgefĂŒhrt wurde
  • Anmeldeformular mit dsgvo-konformer ErklĂ€rung
  • Call 2 Action (im Zweifelsfall der Anmelde-Button)
  • Falls das Webinar kostenpflichtig ist, E-Commerce-FunktionalitĂ€t mit Bezahlfunktion

 

Ein paar Worte zu Automated Webinars

Wir haben auf contentmanager.de einen Webinar-Kalender, auf dem wir auf viele Webinare aufmerksam machen, die sich mit Marketing und E-Commerce auseinandersetzen. Leider erhalten wir hier immer wieder Anfragen fĂŒr vollautomatisierte Webinare. Viele dieser Webinare gaukeln dem Teilnehmer vor, dass es um ein Live-Webinar geht, bei dem man die Auswahl aus 4-6 anstehenden Terminen treffen kann. TatsĂ€chlich ist das Webinar aufgezeichnet. Solche Webinare nehmen wir nicht in unserem Kalender auf und ich rate auch davon ab, solche Webinare als „Live“ zu kennzeichnen. Es ist ĂŒberhaupt kein Problem, aufgezeichnete Webinare anzubieten. Diese sollen dann aber auch als solche kommuniziert werden.

 

Die Webinar Powerpoint PrÀsentation

Die meisten Webinare werden mit einer Powerpoint PrĂ€sentation abgehalten. Diese fordert besondere Anpassungen im Gegensatz zur normalen Vor Ort PrĂ€sentation. Das Löschen von Informationen, die nicht unbedingt gebraucht werden, die Anpassung der Corporate Identity und der korrekte Umgang mit Animationen sind nur ein paar Punkte, die Sie berĂŒcksichtigen mĂŒssen.

Lesen Sie hier in unserem ausfĂŒhrlichen Artikel, wie Sie Powerpoint PrĂ€sentationen richtig fĂŒr Webinare einsetzen.

 

Erstellen Sie einen Webinar Ablaufplan

Sie haben im Webinar-Briefing einen Zeitraum definiert. Nehmen wir an, das Webinar soll 45 Minuten dauern. Kalkulieren Sie, wie lange Sie insgesamt fĂŒr das Abhalten des Webinars brauchen. Außerdem sollten bei Live-Webinaren immer am Ende mindestens 5 bis 10 Minuten fĂŒr Fragen reserviert werden. Strukturieren Sie Ihr Webinar mit einer Tabelle, die einem Webinar Drehbuch gleicht.

Uhrzeit Thema Sichtbarkeit Aktion
10.00-10.05 Vorstellung Webcam
10.05-10.10 Webinar Regeln Webcam um Handzeichen bitten
10.10-10.15 Agenda PrÀsentation

 

Mit der genauen Durchplanung der Zeiten haben Sie ein besseres GefĂŒhl dafĂŒr, wie viel Zeit noch bis zum Ende des Webinars ĂŒbrig ist.

Betrachten Sie vor allem die folgenden drei Phasen:

Einleitung

Im Gegensatz zu physischen Seminaren sollten Sie bei Webinaren pĂŒnktlich starten. In der Webinar-Einladung sollten Sie die Teilnehmer darauf hinweisen, dass sie gern schon vor dem Webinar im digitalen Wartezimmer Platz nehmen können. Stellen Sie sich und das Thema kurz vor. Halten Sie die eigene Vorstellung kurz. Die Webinar-Teilnehmer sind im Regelfall nicht in Ihrem Webinar, damit Sie sich Ihren kompletten Lebenslauf anhören. Sie möchten schnell und klar Mehrwerte sichten. Wenn Sie Ihre eigene Leistung einbauen möchten, dann lieber nach dem Motto „Practice what you preach!“ Also nicht sagen, was man kann, sondern zeigen, was man gemacht hat! Halten Sie deshalb die Einleitung kurz und erklĂ€ren Sie kurz und knapp, was die Teilnehmer im Webinar erwarten dĂŒrfen.

Hauptteil

Feuer frei fĂŒr Ihre Inhalte, die fĂŒr die Zielgruppe absolute Mehrwerte darstellen. Achten Sie auf eine abwechslungsreiche PrĂ€sentation und eine Pointierung der Hauptaussagen. Kalkulieren Sie, wie lange Sie pro Folie brauchen und notieren Sie sich, wann Sie spĂ€testens mit dem Hauptteil durch sein sollten. Denken Sie an das Webinar Drehbuch. Bei lĂ€ngeren Webinaren macht es Sinn, hier alle 10 Folien eine kalkulierte Zeit einzutragen.

Schluss

Fassen Sie noch einmal die wesentlichen Aussagen Ihres Webinars zusammen. Kommunizieren Sie Ihren Call 2 Action, soweit die Teilnehmer schon jetzt etwas tun können. Bei einer ĂŒberschaubaren Gruppe kann es auch wertvoll sein, ein Feedback zum Webinar zu erfragen. Bieten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, ĂŒber die Chatfunktion Fragen zu stellen. Sollten es sehr viele Teilnehmer sein, bieten Sie an, Fragen per E-Mail zu beantworten und fokussieren Sie dann auf die Fragen, die Sie am besten beantworten können oder bei denen Sie wissen, dass der Fragende oder die Fragende ein potentieller Kunde ist.

Da Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Webinar-Teilnehmer besitzen, senden Sie unbedingt anschließend eine E-Mail mit einem Dankeschön und weiterfĂŒhrenden Informationen, Links und Call 2 Actions! In diesem Zusammenhang ist auch der Einsatz von Marketing Automation Funnels zielfĂŒhrend.

 

Noch ein Wort zu Verkaufswebinaren

Ich verstehe, dass viele Unternehmen und Freiberufler mit ihren Webinaren ihre Produkte und Leistungen verkaufen wollen. Und ja, es gibt eine Menge Webinare, die komplett auf Verkauf getrimmt sind und zu denen diverse Blueprints im Netz existieren. Meine Meinung dazu ist Folgende: Wenn Sie eine B2C Gruppe anvisieren, die – nun sagen wir mal – nicht die hellsten Kerzen auf der Torte sind, dann eignen sich leider tatsĂ€chlich solche Webinare dazu, um das x. Ebook zu verkaufen, wie man in 10 Tagen reich werden kann. Wir fokussieren in unseren Artikeln immer auf seriöse meist B2B-fokussierte Webinare und Themen. Hier stehen klare Mehrwerte und der Aufbau von GeschĂ€ftsbeziehungen im Mittelpunkt der Betrachtung. Diese mĂŒssen auch ĂŒber Webinare transportiert werden.

 

Die Webinar Teilnahme BestÀtigung

 

Alle Webinar-Teilnehmer, die sich fĂŒr die Teilnahme angemeldet haben, sollten eine E-Mail erhalten, die die Teilnahme am Webinar bestĂ€tigt und weiterfĂŒhrende Informationen gibt. Hier kann man sich schnell als professioneller Anbieter absetzen, auch wenn man sich nur einmal Gedanken dazu machen muss, wie eine professionelle BestĂ€tigungs-Email fĂŒr Webinare aussieht. Folgende Aspekte sollten Sie in Ihrer BestĂ€tigungs-Email ansprechen:

  • Die genaue Startzeit
  • Die Technik und der Start
  • Der Umgang mit der Webcam
  • Die Rede(pause) und Pausen bei lĂ€ngeren Webinaren
  • Richtig Fragen stellen
  • Was nach dem Webinar passiert

 

Webinare bewerben

Das Webinar ist fertig produziert. Nun geht es darum, wie die Teilnehmer fĂŒr das Webinar gewonnen werden können. ZunĂ€chst ist ein Blick auf die eigenen KommunikationskanĂ€le zu empfehlen. Existiert bereits ein Newsletter? Was ist mit der Website und Social Media KanĂ€len? Das haben wir natĂŒrlich bereits bei der Entwicklung der Webinar-Strategie bedacht. Soweit es noch an Reichweite fehlt, muss man ĂŒber externe KanĂ€le nachdenken. Hier mĂŒssen wir zwischen kostenpflichtigen und kostenlosen VermarktungskanĂ€len unterscheiden. Einige Online-Medien bieten an, Webinare kostenlos zu listen. Dazu zĂ€hlt auch contentmanager.de. Sie können hier unseren Webinar-Kalender befĂŒllen.

Bei den kostenpflichtigen KanÀlen ist besonderes Augenmerk auf Facebook Ads, Linkedin Ads und Google Ads zu legen. Je nach Thema und Zielgruppe können auch weitere Social Media Plattformen bedacht werden.

Auch eine Co-Bewerbung von Webinaren ist möglich. Suchen Sie sich einen Webinar-Hoster und veranstalten Sie einen Webinar-Tag mit anderen Webinar-Anbietern. So können Sie sich Vermarktungskosten teilen.

 Lesen Sie hier unseren kompletten Artikel zur Vermarktung von Webinaren.

 

Der Webinar Automation Funnel

Der Einsatz von Marketing Automation bei Webinaren ist sehr empfehlenswert. Mit Hilfe so genannter Funnel werden potentielle Teilnehmer zunĂ€chst zu webinarspezifischen Themen und Artikeln gefĂŒhrt. Ein Lead-Diamant in Form eines eBooks oder auch direkt dem kostenfreien Webinar sorgt dafĂŒr, dass sich die Teilnehmer mit ihrer E-Mail-Adresse auf der Landingpage des Webinars anmelden. Von nun an kann ein automatisierter Funnel den potentiellen Kunden mit weiteren Informationen versorgen. Dies kann bereits vor dem Webinar und natĂŒrlich auch nach dem Webinar erfolgen. In der Webinar-Strategie haben wir ein oder mehrere Ziele festgelegt. An diese Ziele wollen wir uns mit dem automatisierten Funnel annĂ€hern. Sollte das Ziel zum Beispiel lauten, dass eine bestimmte Software verkauft werden soll oder eine Dienstleistung, dann muss der Kunde in einem mehrstufigen Funnel ĂŒberzeugt werden. Hierzu existieren verschiedene Funnel-Techniken. Im B2C Bereich werden gern Funnel eingesetzt, bei denen zunĂ€chst der kostenfreie Lead-Diamant – also das Webinar – eingesetzt wird. Im nĂ€chsten Schritt bietet man den Leads einen kleinen kostenpflichtigen Dienst an. Wenn Sie eine SEO Agentur sind, könnte man zum Beispiel fĂŒr wenig Euros einen SEO Check der Website anbieten. Wenn dieser Check erfolgt ist, werden Produkte angeboten, die mit höheren Kosten einhergehen. Wohlgemerkt sollte der Funnel nicht nur ein Angebot nach dem anderen versenden, sondern kontinuierlich auch Mehrwerte transportieren. Wenn Sie sich tiefergehend mit Marketing Automation Software auseinander setzen möchten, können Sie sich unseren Softwarevergleich zu Marketing Automation Lösungen herunterladen.

 

Webinare durchfĂŒhren

Arbeiten Sie mit mehreren Monitoren

Wenn Sie die Möglichkeit haben, mit mehreren Monitoren zu arbeiten, tun Sie das! Im einfachsten Fall schließen Sie einen Monitor zusĂ€tzlich an Ihren Laptop an und arbeiten Sie mit beiden Monitoren als erweiterter Monitor, nicht als gespiegelter Monitor. Sie fragen sich warum? Wenn Sie im Webinar spĂ€ter ein Screensharing einsetzen, bei dem Sie Ihren Monitor den Teilnehmern des Webinars zeigen, ist es hilfreich, wenn Sie einen zweiten Monitor haben, den Ihre Teilnehmer nicht sehen. Ich arbeite mit drei Monitoren. Auf einem Monitor lĂ€uft die Webinar-Software, auf dem ich auch die Teilnehmer sehen kann. Auf einem weiteren Monitor lĂ€uft das Screensharing. Auf dem dritten Monitor habe ich diverse Programme geöffnet, die ich bei Bedarf auf den Screensharing-Monitor ziehen kann, zum Beispiel ein Word-Dokument, eine geöffnete Webseite im Browser und einiges mehr. Außerdem habe ich einen separaten Chat mit Co-Moderator und Technischem Admin offen, auf dem ich kurz Infos austauschen kann, die die anderen Teilnehmer nicht sehen mĂŒssen.

 

Der Parallel-Chat – Ihr virtueller Knopf im Ohr

Ich erwĂ€hnte bereits den Einsatz mehrerer Monitore. Wenn Sie dort einen separaten Chat mit den internen Webinar-Stakeholdern eröffnen, können Sie auf spontane Probleme und Ideen eingehen. Wie der Souffleur dem BĂŒhnendarsteller die Texte zuflĂŒstert, kann Ihnen Ihr Webinar-Team ebenso ein paar spontane Tipps zuflĂŒstern, die Sie dann ins Webinar integrieren. Auch wenn technische Fehler auftauchen, kann Ihnen der IT Verantwortliche Feedback geben, wie der Status ist. Diesen können Sie dann direkt an die Webinar Teilnehmer weitergeben.

Der Webinar Warteraum

Überraschen Sie die wartenden Teilnehmer mit einer spannenden Titelfolie. Oder Sie hinterlassen einen Link zu einer kurzen Vorab-Umfrage, die die Teilnehmer in dieser Zeit beantworten können. Wartende Menschen haben im Zweifelsfall Langeweile, die Sie fĂŒr Ihre Kommunikation nutzen können.

Webinar Didaktik

Die erste Regel fĂŒr Ihr Verhalten als Webinar Trainer lautet: Schauen Sie in die Webcam! Ich wundere mich immer wieder bei Webinaren, wo der Trainer gefĂŒhlt irgendwo aus dem Fenster schaut, obwohl alle Teilnehmer in seinem Bildschirm auf einen „Blick“ warten. Sie mĂŒssen nicht permanent Ihr Bild zeigen. Ein Perspektivwechsel ist durchaus hilfreich, so dass Sie zwischen PrĂ€sentation, Ihrem Webcam Bild und zum Beispiel einem Browserfenster hin- und her schalten. Aber wenn Sie im Bild sind, dann schauen Sie auch die Teilnehmer „an“.

Auch die Chat-Nutzung ist sinnvoll. Um hier ein wenig mehr Emotionen in die Zeilen zu schieben, arbeiten Sie – und dieser Tipp ist sicherlich profan – mit Emoticons. Ein lĂ€chelnder Smiley ĂŒbertrĂ€gt auch ein positives GefĂŒhl per Chat auf die Teilnehmer.

Der Einsatz der Stimme zĂ€hlt zu den Ă€ltesten Formen der Didaktik. Bei Webinaren achten Sie darauf, dass Sie an besonders wichtigen Stimmen langsam und laut sprechen. Insgesamt gilt fĂŒr das Webinar, dass Sie nicht zu schnell sprechen.

FĂŒr direkte Call 2 Actions, insbesondere am Ende des Seminars, ist der Einsatz von Links sehr wichtig. Versorgen Sie die Teilnehmer daher ĂŒber den Chat mit einem Link, auf dem Sie entweder Folgewebinare, Produkte oder Ähnliches anbieten. Wenn Sie mit automatisierten Webinar Funnels arbeiten, verlinken Sie auf  einen solchen Haltepunkt.

 

Mit und ohne Moderation

Die Frage, ob Sie Ihr Webinar mit einem Moderator durchfĂŒhren oder nicht, hĂ€ngt von mehreren Kriterien ab. Moderatoren sind immer dann sinnvoll, wenn die Zahl der Teilnehmer hoch ist, wenn der Webinar Trainer noch nicht so viel Erfahrung mit Webinaren hat und wenn ein Budget fĂŒr einen Moderator existiert. Wenn Sie mit mehr als 50 Teilnehmern rechnen und das Webinar womöglich fĂŒr die Teilnehmer kostenpflichtig ist, sollten Sie einen Moderator einbeziehen. Dieser spricht vorab mit dem Webinar-Trainer ĂŒber sein Thema, relevante Fragestellungen und wie der Trainer am Ende mit Fragen umgehen möchte, die aus dem Chatverlauf der Teilnehmer entspringen.

 

Webinare nachbereiten

Die E-Mail nach dem Webinar

Die erste E-Mail nach dem Webinar sollte sofort versendet werden. Die Teilnehmer sind noch „heiß“, weil sie sich gerade sehr intensiv mit Ihnen und den Inhalten des Webinars beschĂ€ftigt haben. Aus diesem Grund sollte die E-Mail schon lĂ€ngst vorbereitet sein. Bestenfalls ist sie im Webinar Automation Funnel integriert und wird automatisch versendet, sobald das Webinar abgeschlossen ist. Die E-Mail fasst wesentliche Erkenntnisse zusammen und bietet Downloads an – zum Beispiel in Form eines EBooks oder der Powerpoint PrĂ€sentation. Je nach Thema kann sie auch ein verkaufbares Produkt anbieten.

 

Webinar Controlling

Sie haben in Ihrer Webinar Strategie Ziele festgelegt. Dazu zĂ€hlt auch ein Dashboard, dass die wesentlichen Erfolgskennzahlen auf einen Blick darstellt. Diese Zahlen mĂŒssen Sie nach dem Webinar betrachten und Handlungsempfehlungen fĂŒr die zukĂŒnftigen Webinare ableiten.

  • Teilnehmerzahl
  • Besucher auf der Website
  • Welche VermarktungskanĂ€le haben die meisten Teilnehmer gebracht?
  • Welche KanĂ€le haben die qualitativ besten Teilnehmer gebracht?

Soweit Sie Produkte verkaufen, sollten Sie spĂ€ter auch messen, welche Teilnehmer diese Produkte tatsĂ€chlich gekauft haben. Die Teilnehmer mĂŒssen Sie auf die KanĂ€le und MarketingaktivitĂ€ten zurĂŒckverfolgen, damit Sie Ihr Vermarktungs-Budget besser auf die erfolgreichen KanĂ€le verteilen können.

Webinar Aufzeichnung einsetzen

Das Webinar haben Sie erfolgreich durchgefĂŒhrt und damit Content produziert. Es wĂ€re doch schade, wenn Sie das aufgezeichnete Webinar nicht weiter einsetzen können – wenigstens als Leadmagnet. Von den eingeladenen und angemeldeten Webinar-Teilnehmern sind sicher nicht alle erschienen. Bieten Sie insbesondere diesen Teilnehmern die Aufzeichnung des Webinars noch einmal an. Wir haben bei contentmanager.de einen Webinar Katalog, bei dem wir aufgezeichnete Webinare zu verschiedenen Themen auflisten. Solche Aufzeichnungen machen somit Sinn. Denken Sie aber daran, dass Sie das Webinar nicht eins zu eins ins Netz stellen sollten. Ein nachtrĂ€gliches Schneiden und Optimieren des Webinars macht Sinn. So können Sie Trailer-Videos, Einspieler und Ähnliches nachtrĂ€glich integrieren und komplett ruckelfrei in das Webinar schneiden.

 

Sie bieten bereits Webinare an oder planen, dies zu tun? Dann empfehlen wir unseren MarktĂŒberblick „Webinar Software Lösungen“. Dort haben wir sieben Anbieter anhand von ĂŒber 120 Kriterien gegenĂŒbergestellt.

Webinar Software: 7 Tools im Vergleich

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Bildquellen

  • webinar-erstellen: Photo by Andrea Piacquadio from Pexels
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