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Wissensaustausch mit Wikis: Einfach loslegen
 Wissensbasen lassen sich nicht nur mit teuren Werkzeugen realisieren, sondern auch mit
Wikis. Die wichtigsten Vorteile solcher Implementierungen sind die kostenlose Verwaltung
und eine einfache Verlinkung. Auch im Bereich der Technischen Dokumentation sind Wikis für
so manche Anwendung die beste Lösung.
Schnelligkeit und Kosten waren schon immer ein zentrales Thema für die Dokumentation und
werden immer wichtiger. Herkömmliche Verfahren und Tools bieten oft nicht genügend
Flexibilität. Das gilt für die gängigen Profi-Autorenwerkzeuge und erst recht, wenn, wie
immer häufiger dringend erforderlich, Verwaltungssysteme ins Spiel kommen. Hohe
Lizenzkosten verbunden mit in der Regel noch viel höheren Kosten für Konfiguration,
Schulung und Umstellung der Arbeitsabläufe machen ihren Einsatz aufwändig, teuer und
ineffizient. Zudem ergeben sich, bedingt durch die weitgehend unstrukturierte
Ausgangssituation, jahrelange Erprobungsphasen, in denen nicht selten ein Produktivbetrieb
nur eingeschränkt oder noch gar nicht möglich ist.
Grund genug, um nach Alternativen Ausschau zu halten. Und es gibt sie in Form von Wikis.
Während bei "echten" Verwaltungsumgebungen (Dateisystem oder datenbankengestütztes System)
die Struktur des Inhalts vorher bekannt sein muss, passt sich ein Wiki organisch an die
Bedürfnisse an. Ohne lange zu planen, können Anwender einfach loslegen und kreative
Wissensbasen realisieren.
Schnell und kostenlos
Der Begriff Wiki stammt aus dem Haiwaiianischen und bedeutet "schnell". Damit ist das
meiste schon gesagt, denn Wikis sind für den schnellen Wissensaustausch gedacht. Jeder
berechtigte Benutzer kann die Inhalte lesen, durchsuchen, bearbeiten und miteinander
verlinken. Wichtige Verwaltungsfunktionen stehen kostenlos zur
Verfügung.
Die Wiki-Idee wurde 1994 von Ward Cunningham für die unkomplizierte
Kommunikation unter Entwicklern geboren. Heute gibt es zahlreiche Implementierungen für
unterschiedlichste Zwecke. Technisch gesehen ist ein Wiki eine Server-Software, mit der
Inhalte über einen einfachen Web-Browser editiert, durchsucht und angesehen werden können.
Die im Folgenden aufgeführten Features gehören zum Standardumfang der meisten
Wiki-Implementierungen. Darüber hinaus liegt auch der Quellcode offen, so dass beliebige
Zusatzfunktionen programmiert werden können.
Direkte Editierbarkeit und einfache Vernetzung der Inhalte sind die herausragenden
Merkmale eines Wiki. Wenn Benutzer den Inhalt einer Seite editieren, können sie im Text so
genannte WikiWords benutzen (interne Verlinkung). Dies hat folgenden Effekt:
- Wenn das WikiWord in diesem Wiki noch nicht benutzt wurde, wird in der editierten Seite
ein Link auf eine neue Seite mit dem WikiWord als Seitenname angezeigt. Der Benutzer kann
dann auf den Link klicken und so die neue Seite erstellen und deren Inhalt definieren.
- Wenn das WikiWord bereits benutzt wurde und somit eine Seite mit diesem Namen existiert,
wird in der editierten Seite ein Link auf diese Seite angezeigt. So können Inhalte auf
einfache Weise miteinander verlinkt werden.
Durch Angabe der entsprechenden Zieladresse können wie bei HTML Links auf andere Webseiten
oder Dateien (z. B. Tabellenkalkulationsdateien) gesetzt werden (externe Verlinkung).
Die sehr einfachen Tags der WikiWiki Markup Language werden vom Wiki-Server in HTML
übersetzt, wenn eine Seite an einen Web-Browser geschickt wird. Die WikiWiki Markup
Language ist allerdings nicht standardisiert. Gemeinsam haben die verschiedenen
Implementierungen sehr einfache Tags für Listen, Überschriften und die Kennzeichnung der
WikiWords, ohne die das Verlinken von Wiki-Seiten nicht realisierbar wäre.
Mit Hilfe
dieser vordefinierten Grundformatierungen können einfache Layouts ohne Aufwand erstellt
und abgeändert werden. Grafiken lassen sich durch Angabe ihres Speicherorts in Wiki-Seiten
referenzieren. Beim Aufruf einer Seite mit Grafik-Referenz, wird die Grafik von ihrem
Speicherort geladen und angezeigt. Andere multimediale Inhalte wie z. B. Videos lassen
sich ähnlich einbetten. Wiki-Seiten können zudem hierarchisch strukturiert werden, die
Hierarchie kann als Navigationshilfe angezeigt werden.
Ein Wiki stellt nützliche Verwaltungsfunktionen kostenlos zur Verfügung, wobei kostenlos
nicht nur keine Lizenzkosten bedeutet, sondern insbesondere keine Konfigurationsaufwände.
Wer welche Inhalte verändern und sehen darf, ist über Zugriffsberechtigungen festlegbar.
Es können alphabetische Listen, thematische Kataloge oder Seiten mit persönlichen Portalen
erstellt werden.
Die Wiki-Seiten werden versioniert, für jede Version können die bearbeitende Person
ermittelt sowie Vergleiche zu Vorgängerversionen durchgeführt werden. Wichtig für die
Kontrolle über die Wiki-Netzstruktur ist die Backlink-Funktion. Zu einer Wiki-Seite
liefert sie alle anderen Wiki-Seiten, die auf diese Seite verweisen. Schließlich können
die Inhalte aus dem Wiki exportiert werden, um sie für andere Welten verfügbar zu machen.
Immer mehr Anwendungen
Dank der überzeugenden Vorteile – einfacher Wissensaustausch und kostenlose Verwaltung –
haben Firmen wie Comet Einsatzmöglichkeiten im Doku-Bereich gesehen und erfolgreich
erprobt. Für Glossare, Entwicklungsinput und Richtlinien im Dokumentationsteam haben sie
Wikis gewinnbringend aufgesetzt.
Ein Wiki ist in seiner heutigen Form sicher nicht die Lösung für alle
Dokumentationsaufgaben. Die genannten Einsatzmöglichkeiten zeigen jedoch, dass es viele
Anwendungsbereiche gibt und in Zukunft immer mehr geben wird, für die Wikis die beste
Lösung sind – wenn nicht sogar die einzige Lösung überhaupt.
Internetadressen zu Wikis
Zugang zu wichtigen Wiki-Informationen finden Sie über die folgende Auswahl an
Internetadressen:
07/2006, Prof. Sissi Closs
Kommentare zu diesem Beitrag | | |
 | Wissensaustausch mit Wikis: Einfach losl... | | | |
| Fachartikel | 24.07.06 | | Borg | 26.07.06 |
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