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Geschäftsprozesse effizienter gestalten mit Content Management
Effizientes Informations- und Wissensmanagement zählt angesichts der täglich wachsenden Informationsflut längst zu den zentralen Wettbewerbsfaktoren für moderne Unternehmen. Der richtige Umgang mit dem Rohstoff Information macht nicht nur Wissen verfügbar und schafft damit einen Informations- und Wettbewerbsvorsprung - er ist auch geeignet, vor allem komplexe Geschäftsprozesse zu optimieren und so die Effizienz eines Unternehmens nachhaltig zu steigern. Allerdings: Die "klassischen" technologischen Ansätze zur Geschäftsprozess-Optimierung werden den wachsenden Anforderungen zunehmend weniger gerecht. Der nachfolgende Beitrag soll zeigen, welche Benefits der Content Management (CM) Ansatz für die Unterstützung von Geschäftsprozessen bringen kann. Dass sich Geschäftsprozesse durch modernes Wissensmanagement optimieren lassen, darüber ist sich die Fachwelt weitgehend einig. Aus der aktuellen Fachdiskussion lassen sich folgende Thesen extrahieren:
Gerade die beiden letzten Thesen machen deutlich, dass der Content Management Ansatz einen erheblichen Beitrag dazu leisten kann, die Optimierung von Geschäftsprozessen voran zu treiben und ihre operative Unterstützung auf eine neue qualitative Stufe zu stellen. Denn während die bisher bekannten technologischen Ansätze in diesem Umfeld wie etwa Workflow Management Systeme (WFM) nur singuläre Lösungen darstellen, sind die Erfassung, das Management und die Ausgabe vor allem unstrukturierter Daten die Kerndomäne von Content Management Systemen und eine ihrer wesentlichen Stärken gegenüber anderen Ansätzen. Unternehmenskritische Prozesse brauchen kontextspezifisches Wissen und handlungsrelevante Information Die hier angesprochene Problematik im Prozess-Management verstärkt sich, je mehr Informationen für die korrekte, zielgerichtete Abwicklung eines Geschäftsprozesses relevant sind: So lassen sich viele unternehmenskritische Prozesse - zum Beispiel der Produktinnovationsprozess - nicht über klassische IuK-Systeme wie z.B. Groupware-Systeme allein optimal unterstützen. Gefragt sind vielmehr zunehmend kontextspezifisches Wissen und handlungsrelevante Information, die auf flexiblen, integrativen Informations- und Wissensplattformen zur Verfügung gestellt werden. Als sicher gilt: Die wachsende Bedeutung von Informationen für das Aufsetzen und die Abwicklung von Geschäftsprozessen hat den bisher meist als "sekundär" eingestuften Geschäftsprozess "Information und Kommunikation" schon heute zu einem zentralen Faktor des Unternehmens-Managements insgesamt gemacht - auch wenn dies noch nicht in allen Unternehmen so gesehen, geschweige denn umgesetzt wird. Die Verschärfung des Wettbewerbs treibt diese Entwicklung zusätzlich voran. Besonders wichtig dabei sind flexible Organisationen und Infrastrukturen. Content Management bietet erhebliche Potenziale für die Optimierung Die Weiterentwicklung des CM-Ansatzes von der reinen Präsentationsplattform hin zu komplexen Integrationslösungen lässt sich anhand verschiedener Entwicklungsstufen dokumentieren. Je weiter diese Entwicklung vorangeschritten ist, desto mehr man in der Lage, Geschäftsprozesse zu unterstützen. 
Je komplexer die Aufgabe, desto höher der Effizienzgewinn durch CM CM-Systeme unterstützen aufgrund Ihrer Historie grundsätzlich die Prozesse für Erfassung, Management und Auslieferung von (Web)-Content. Die prozessunterstützenden Effekte eines CM-Ansatzes, beziehungsweise von CM-Systemen werden umso breiter, je größer die Zahl der Informations-Erzeuger im Rahmen einer Arbeitsplattform wird und/oder je mehr die Nutzung personalisierter Informationen für die tägliche Arbeit relevant ist. Dieser entscheidende Vorteil des CM-Ansatzes lässt sich natürlich auch erweitern, beziehungsweise in größere Plattformen wie z.B. Enterprise Portale integrieren oder auch als Basis für andere Anwendungen nutzen. Informationskreislauf und Geschäftsprozesse müssen verzahnt werden Generell gilt: Geschäftsprozesse, beziehungsweise Geschäftsvorfälle erfordern die Nutzung vorhandener Informationen und erzeugen neue Informationen. Eine enge Verzahnung des Informationsmanagements mit den Geschäftsprozessen ist daher notwendig, um ein Unternehmen dauerhaft flexibel und effizient zu halten. 
Der Content Management Ansatz bringt die wesentlichen Voraussetzungen mit, um diesen Anforderungen zu genügen. Denn mit CM-Systemen lassen sich Informationen
Diese Voraussetzungen stellt kein anderer Technologie-Ansatz in dieser Breite zur Verfügung (vgl. Abbildung).
03/2003, Claudio Franchi
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