Produktdaten im Griff: Katalogverwaltung mit PIMs

Der folgende Artikel beschreibt, welche Aufgaben bestehen, und wie diese durch den Einsatz von Product Information Management Systemen – kurz PIM-Systemen – gelöst werden können.

Die Anforderungen, die von Kundenseite heute an mittelständische Industrie- und Handelsunternehmen gestellt werden, sind enorm. Die Kunden erwarten, dass Ihr Lieferant e-ready ist. Hinter diesem Schlagwort verbirgt sich die Fähigkeit des Lieferanten, seine Produktkataloge in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen, sei es als CD-ROM, PDF-Katalog, Online-Shop oder im BMECat-Format zur Verwendung auf elektronischen Marktplätzen oder Inhouse-Katalogen. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, läuft Gefahr von seinen Kunden nicht mehr berücksichtigt zu werden. Die wenigsten Unternehmen steigen aber völlig auf diese neueren Ausgabemedien um, sondern ergänzen damit nur Ihre Vertriebswege. So kommt es, dass die klassischen Print-Kataloge weiterhin parallel dazu fortgeführt werden. Diese Situation wird mit dem Schlagwort Multichannel E-Commerce bezeichnet.

Kostentreiber Mehrfachpflege

Durch diese verschiedenen Anforderungen werden die Unternehmen jedoch vor große Probleme gestellt, die die Kosten für die Katalogerstellung explodieren lassen. Die Kostentreiber liegen in der manuellen Mehrfacherfassung der Produktdaten. Für jeden Ausgabekanal werden die Produktdaten medienspezifisch erfasst und aufbereitet. Die Produktdaten sind so allerdings kaum wieder verwendbar. Eine Übertragung auf andere Ausgabekanäle ist nicht möglich, was bedeutet, dass die Arbeit zur Katalogerstellung im Unternehmen mehrfach gemacht wird, jeweils für den Print-Katalog, für Online-Shops, für Marktplätze usw. Wenn man dazu noch berücksichtigt, dass die Kataloge mehrmals pro Jahr erscheinen sollen und für bestimmte Kunden auch noch Kataloge mit speziellen Sortimenten und Preisen erscheinen sollen, kann man sich leicht vorstellen, dass der Aufwand hierfür enorm ist.

Außerdem leidet unter dieser Art der Katalogerstellung zwangsläufig die Qualität der Kataloge. Wenn ein Produktsortiment zweimal pro Jahr aktualisiert wird und in fünf verschiedenen Sprachen verfügbar sein soll, ist es ein kaum zu bewältigender Aufwand die Produktdaten für alle Ausgabekanäle auf dem aktuellen Stand zu halten. Dies führt dazu, dass Beschreibungstexte, Bilder oder Preise des Print-Katalogs beispielsweise nicht identisch sind mit den Inhalten eines Online-Shops. Für die Kunden ist dies verwirrend und der Imageschaden für das Unternehmen kommt noch hinzu, da keine einheitliche Linie erkennbar ist. Hinzu kommt auch, dass in der Regel viele Parteien an der Katalogerstellung beteiligt sind. Dies reicht von den Fachabteilungen über Marketing und Vertrieb bis hin zu externen Dienstleistern wie Übersetzungsbüros und Werbeagenturen. Bei dieser Vielzahl von Stellen, die an der Produktdatenverwaltung beteiligt sind, ist eine uneinheitliche Datenpflege vorprogrammiert.

Ein System – viele Möglichkeiten

Zur Lösung dieser Probleme werden so genannte PIM-Systeme eingesetzt. Die Grundidee dieser Systeme ist es, alle Produktdaten medienneutral, d.h. unabhängig von einem bestimmten Ausgabekanal, in einer zentralen Datenbank zu verwalten. Die Wiederwendbarkeit der Daten ist so sichergestellt, denn die Veröffentlichung der Daten in einem bestimmten Ausgabemedium erfolgt durch spezielle Module, die alle auf eine gemeinsame Datenbasis zurückgreifen. So kann zum Beispiel ein Print-Modul genutzt werden, um Print- und PDF-Kataloge zu erstellen und ein weiteres Modul sorgt dafür, dass die Produktdaten im Online-Shop auf der firmeneigenen Website erscheinen. PIM-Systeme ermöglichen so eine wesentlich effizientere Form der Produktdatenverwaltung und sorgen so für enorme Kostensenkungen bei der Katalogerstellung.

PIM Product Information ManagementProduct Information Manager

Über ein PIM können alle Beteiligten die Produktdaten zentral und zur selben Zeit pflegen. Die Arbeitsabläufe werden durch so genannte Workflows gesteuert. So kann zum Beispiel ein Sachbearbeiter ein Produkt mit seinen Grunddaten anlegen, das Controlling fügt in Abstimmung mit dem Vertrieb die Preise hinzu und abgerundet wird das ganze dadurch, dass die Grafikabteilung die Produktabbildungen hinzufügt. Anschließend läuft eine automatische Plausibilitätsprüfung über die Daten bevor der Leiter des Marketings die Freigabe zur Veröffentlichung erteilt.

Außerdem können bei internationalen Unternehmen die Fachabteilungen in den verschiedenen Ländern gleichzeitig an den Daten arbeiten. Es wandern keine Excel-Tabellen mehr per E-Mail herum, sondern alle arbeiten online auf einer gemeinsamen Datenbank. So werden redundante und inkonsistente Daten vermieden und eine hohe Qualität der Produktdaten sichergestellt.

Über die Möglichkeit hinaus, mit einem System mehrere Ausgabekanäle zu bedienen, kann mit PIM-Systemen auch innerhalb eines Ausgabekanals eine Branchen- oder Kundendifferenzierung vorgenommen werden. So können schnell und ohne großen Zusatzaufwand individuelle Kataloge, die nur aus bestimmten Teilsortimenten bestehen, erstellt werden. Jedem Kunden wird so ein auf seine Bedürfnisse zugeschnittener Katalog zur Verfügung gestellt. Neben einer Sortimentsdifferenzierung ist natürlich auch eine kundenspezifische Preisdifferenzierung möglich.

Bei der Auswahl eines PIM-Systems ist eine gute Ergonomie der Pflegeoberflächen entscheidend. Das heißt die jeweiligen Redakteure sollen die Produktdaten schnell und komfortabel bearbeiten können. Dies beinhaltet das Erstellen neuer Produktstammdaten ebenso wie das Suchen und Ändern von Daten oder die Veröffentlichung der Produkte in den verschiedenen Ausgabekanälen. Die einfache und effiziente Bedienbarkeit des Systems ist gerade bei sehr großen Katalogen im Bereich von mehreren hunderttausend Einzelartikeln enorm wichtig. Langsame Systeme oder schlecht zu bedienende Oberflächen demotivieren den Redakteur bei seiner Arbeit und verlangsamen den Produktionsprozess der Kataloge unnötig.

Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist die Unterstützung anerkannter Standards zum Austausch von Katalogdaten. Denn die Katalogdaten bleiben ja nicht im Unternehmen, sondern sollen Geschäftspartnern und Kunden in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, um sie beispielsweise in Internet-basierte Marktplätze oder Inhouse-Procurementsysteme der Kunden einstellen zu können. Dazu sind standardisierte Formate wie BMECat oder EClass notwendig, damit die Katalogdaten auch von anderen Systemen eingelesen werden können. Ziel ist es die Geschäftsbeziehungen und den Datenaustausch mit Kunden und Partnern zu automatisieren und manuelle Eingriffe weitestgehend zu reduzieren. Dazu sind Standards notwendig um sicherzustellen, dass in der E-Business-Kommunikation alle Beteiligten die gleiche Sprache sprechen.

PIM-Systeme für erfolgreiches E-Commerce

PIM-Systeme bilden also die Basis für ein erfolgreiches E-Commerce. Sie versetzen ein Unternehmen in die Lage die Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen und machen das Unternehmen gut gerüstet für die Vertriebswege der Zukunft. Sie sorgen für eine effiziente Produktdatenverwaltung und stellen die Qualität der Katalogdaten sicher. Gleichzeitig bieten PIM-Systeme eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit und lassen Spielraum für kundenspezifische Kataloglösungen. Der integrative Ansatz von PIM-Systeme und standardisierte Schnittstellen und Datenformate sind die Grundlage dafür, dass die Kommunikation mit Ihren Kunden und Partnern reibungslos funktioniert und Ihre Produktdatenverwaltung keine Insellösung bleibt.

 

Contentmanager.de Newsletter.
Bleiben Sie informiert. Wöchentlich. Kostenlos.
Robert Osten

Robert Osten

Robert Osten ist Projekt- und Teamleiter bei der kernpunkt GmbH und für die Bereiche E-Commerce und E-Procurement zuständig.

Das könnte Dich auch interessieren...

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

neunzehn + 11 =